Điều kiện thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Theo quy định tại Điều 7 Nghị định 07/2016/NĐ-CP, thương nhân nước ngoài được phép thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện pháp lý nhất định. Đây là đơn vị phụ thuộc của công ty mẹ ở nước ngoài, có chức năng đại diện liên lạc, nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại trong phạm vi pháp luật Việt Nam cho phép.
Cụ thể, thương nhân nước ngoài được cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện khi đáp ứng các điều kiện sau đây:
- Được thành lập, đăng ký kinh doanh hợp pháp theo quy định của quốc gia hoặc vùng lãnh thổ là thành viên của điều ước quốc tế mà Việt Nam tham gia, hoặc được pháp luật nước đó công nhận.
- Đã hoạt động tối thiểu 01 năm kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương.
- Trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh của thương nhân nước ngoài có thời hạn hoạt động, thì thời hạn còn lại phải ít nhất 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ tại Việt Nam.
- Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế liên quan.
- Nếu nội dung hoạt động không phù hợp với cam kết quốc tế của Việt Nam, hoặc thương nhân nước ngoài đến từ quốc gia/vùng lãnh thổ chưa ký kết điều ước quốc tế với Việt Nam, việc cấp phép sẽ do Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành xem xét và phê duyệt.
Việc tuân thủ đầy đủ các điều kiện trên không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn thể hiện tính minh bạch, uy tín của thương nhân nước ngoài khi tham gia thị trường Việt Nam.
Hồ sơ thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài
Để tiến hành thủ tục thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam, doanh nghiệp cần chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ và chính xác theo quy định. Hồ sơ bao gồm:
- Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo mẫu của Bộ Công Thương;
- Bản sao hợp lệ Giấy phép kinh doanh hoặc giấy tờ tương đương của thương nhân nước ngoài;
- Văn bản bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;
- Báo cáo tài chính hoặc tài liệu xác nhận việc thực hiện nghĩa vụ thuế của năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân thành lập xác nhận;
- Bản sao chứng thực CMND/CCCD/hộ chiếu của người được bổ nhiệm làm Trưởng văn phòng đại diện;
- Giấy tờ chứng minh quyền sử dụng địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện công ty nước ngoài (hợp đồng thuê, giấy chứng nhận quyền sử dụng đất…);
- Các giấy tờ khác có liên quan theo yêu cầu của cơ quan cấp phép trong từng trường hợp cụ thể.
Lưu ý:
- Toàn bộ tài liệu do cơ quan nước ngoài cấp phải được hợp pháp hóa lãnh sự, dịch sang tiếng Việt và chứng thực hợp lệ theo quy định.
- Hồ sơ cần được công ty mẹ ký tên và đóng dấu xác nhận để đảm bảo tính pháp lý.
Việc chuẩn bị hồ sơ kỹ lưỡng, chính xác và đúng quy định là yếu tố then chốt giúp quá trình xin cấp phép diễn ra thuận lợi, tránh tình trạng hồ sơ bị trả lại hoặc kéo dài thời gian xử lý.
Quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài tại Việt Nam
Sau khi hoàn thiện hồ sơ, doanh nghiệp tiến hành quy trình thành lập văn phòng đại diện công ty nước ngoài theo các bước như sau:
Bước 1: Nộp hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép
Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua bưu điện đến Sở Công Thương nơi dự kiến đặt trụ sở văn phòng đại diện công ty nước ngoài. Đối với các lĩnh vực đặc thù, hồ sơ có thể được nộp tại cơ quan quản lý chuyên ngành tương ứng.
Bước 2: Cơ quan có thẩm quyền thẩm định hồ sơ
- Trong 3 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận hồ sơ, nếu hồ sơ chưa đầy đủ hoặc không hợp lệ, cơ quan cấp phép sẽ có văn bản yêu cầu bổ sung, sửa đổi (chỉ 01 lần).
- Trong 7 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện.
Trường hợp hồ sơ phải xin ý kiến của Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành:
- Trong vòng 3 ngày làm việc, cơ quan cấp phép sẽ gửi hồ sơ xin ý kiến.
- Bộ quản lý chuyên ngành có tối đa 5 ngày làm việc để phản hồi.
- Sau đó, trong vòng 5 ngày tiếp theo, cơ quan cấp phép sẽ cấp Giấy phép hoặc có văn bản từ chối nêu rõ lý do.
