Việc ủy quyền đăng ký kinh doanh là một bước quan trọng, đặc biệt trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp không thể trực tiếp thực hiện thủ tục hành chính. Ngày 30/6/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 168/2025/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp, trong đó quy định rõ ràng và chi tiết về giấy ủy quyền đăng ký kinh doanh cũng như thủ tục. Nghị định này chính thức có hiệu lực kể từ ngày 01/7/2025, tạo cơ sở pháp lý thống nhất, minh bạch và thuận lợi hơn cho cá nhân, tổ chức trong quá trình thành lập doanh nghiệp.
Quy định về uỷ quyền đăng ký kinh doanh từ 1/7/2025
Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp được phép ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Tùy vào đối tượng được ủy quyền, hồ sơ kèm theo sẽ có những yêu cầu cụ thể như sau:
(1) Ủy quyền cho cá nhân thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Khi cá nhân được ủy quyền thực hiện thủ tục, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải có văn bản ủy quyền hợp lệ. Văn bản này không bắt buộc công chứng, chứng thực, giúp rút ngắn thời gian và thủ tục hành chính cho người nộp hồ sơ.
(2) Ủy quyền cho tổ chức thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp
Trong trường hợp người có thẩm quyền ủy quyền cho một tổ chức, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp phải bao gồm bản sao hợp đồng ủy quyền, kèm theo giấy giới thiệu hoặc văn bản phân công nhiệm vụ của tổ chức đó cho cá nhân trực tiếp thực hiện thủ tục. Đây là yêu cầu nhằm đảm bảo tính minh bạch và xác định rõ trách nhiệm của từng bên trong quá trình đăng ký.
(3) Ủy quyền cho đơn vị cung cấp dịch vụ bưu chính công ích
Nếu người ủy quyền lựa chọn đơn vị bưu chính công ích để nộp hồ sơ, nhân viên bưu chính phải nộp bản sao phiếu gửi hồ sơ có chữ ký xác nhận của cả nhân viên bưu chính và người có thẩm quyền ký văn bản đề nghị đăng ký doanh nghiệp. Phiếu này được phát hành theo mẫu do doanh nghiệp cung ứng dịch vụ bưu chính công ích quy định.
(4) Ủy quyền cho đơn vị bưu chính không thuộc loại công ích
Khi người ủy quyền sử dụng dịch vụ bưu chính thương mại thông thường, việc ủy quyền phải thực hiện tương tự như quy định đối với tổ chức tại khoản (2), tức là phải có hợp đồng ủy quyền và giấy giới thiệu hợp lệ.
(5) Trách nhiệm của người ủy quyền và người được ủy quyền
Cả người ủy quyền và người được ủy quyền đều chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, hợp pháp và chính xác của việc ủy quyền. Đồng thời, hai bên phải thực hiện xác thực điện tử để được cấp đăng ký doanh nghiệp.
- Trong trường hợp việc xác thực điện tử bị gián đoạn, người ủy quyền vẫn phải hoàn tất việc xác thực sau khi được cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Nếu người ủy quyền không xác nhận hoặc xác nhận không có việc ủy quyền, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh sẽ yêu cầu doanh nghiệp báo cáo theo quy định tại khoản 5 Điều 21 Nghị định 168/2025/NĐ-CP.
Trường hợp người ủy quyền chưa có tài khoản định danh điện tử, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp cần kèm theo bản sao thẻ Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tương đương còn hiệu lực của người ủy quyền để chứng minh nhân thân và đảm bảo tính xác thực của giao dịch hành chính.
Tải mẫu giấy uỷ quyền đăng ký kinh doanh
Mẫu giấy uỷ quyền đăng ký kinh doanh là văn bản thể hiện sự đồng ý và giao quyền hợp pháp của người có thẩm quyền cho cá nhân, tổ chức khác thay mặt mình thực hiện thủ tục đăng ký doanh nghiệp. Văn bản này cần đảm bảo có đầy đủ các nội dung cơ bản sau:
- Thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền (họ tên, số CCCD hoặc mã số doanh nghiệp, địa chỉ liên hệ).
- Phạm vi ủy quyền (ví dụ: nộp hồ sơ, ký văn bản, nhận kết quả đăng ký kinh doanh…).
- Thời hạn ủy quyền.
- Cam kết và chữ ký xác nhận của cả hai bên.
Quyền thành lập doanh nghiệp và nghĩa vụ đăng ký kinh doanh
Theo Điều 12 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, thành lập doanh nghiệp là quyền hợp pháp được Nhà nước bảo hộ dành cho mọi tổ chức, cá nhân. Tuy nhiên, đi kèm với quyền này là nghĩa vụ phải đăng ký doanh nghiệp đầy đủ và đúng thời hạn theo quy định pháp luật. Cụ thể:
- Cá nhân, tổ chức có quyền thành lập doanh nghiệp theo quy định pháp luật hiện hành và được Nhà nước bảo đảm quyền sở hữu, quyền hoạt động hợp pháp.
- Người thành lập doanh nghiệp hoặc doanh nghiệp được thành lập có nghĩa vụ thực hiện đăng ký doanh nghiệp, công khai thông tin về hoạt động, trụ sở, người đại diện pháp luật theo đúng quy định của Nghị định 168/2025/NĐ-CP và các văn bản pháp luật có liên quan.
- Nghiêm cấm mọi hành vi gây phiền hà của cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc các cơ quan nhà nước khác đối với tổ chức, cá nhân trong quá trình tiếp nhận và xử lý hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.
