Trong quá trình xác định nghĩa vụ thuế, việc phân loại chính xác các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và không được trừ là bước quan trọng, bởi chúng ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp của doanh nghiệp. Khi nắm vững cơ chế tính thuế và phạm vi chi phí hợp lý, kế toán sẽ hạn chế được sai sót, đồng thời giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt nghĩa vụ thuế theo đúng quy định.
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN là gì?
Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN hay còn gọi là chi phí hợp lý là những khoản chi có liên quan trực tiếp tới hoạt động sản xuất, kinh doanh trong kỳ, góp phần tạo ra thu nhập chịu thuế. Đây là những khoản chi được pháp luật công nhận và cho phép loại trừ khỏi doanh thu khi xác định thu nhập tính thuế TNDN.
Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, một khoản chi được coi là chi phí được trừ khi đáp ứng đầy đủ ba điều kiện căn bản: phát sinh thực tế phục vụ hoạt động kinh doanh; có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ; và đối với khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) thì phải được thanh toán không dùng tiền mặt.
Xem thêm: Chi phí hợp lý của doanh nghiệp là gì và điều kiện cụ thể
Điều kiện để ghi nhận chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Theo Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC), để một khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, doanh nghiệp phải bảo đảm:
Liên quan trực tiếp đến hoạt động kinh doanh
Khoản chi phải phát sinh thực tế, phục vụ hoạt động sản xuất – kinh doanh của doanh nghiệp. Những chi phí không góp phần tạo ra thu nhập chịu thuế hoặc không phục vụ hoạt động thường xuyên sẽ không được chấp nhận.
Có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp pháp
Mọi khoản chi phải có hóa đơn và chứng từ hợp lệ theo quy định pháp luật. Đây là cơ sở để doanh nghiệp chứng minh tính minh bạch, chính xác của chi phí khi cơ quan thuế kiểm tra.
Thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi lớn
Đối với hóa đơn giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (bao gồm thuế giá trị gia tăng), doanh nghiệp bắt buộc phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt. Thanh toán tiền mặt trong trường hợp này sẽ khiến khoản chi không được tính vào chi phí hợp lý.
Chi tiết các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN
Dưới đây là các khoản chi phí được trừ theo quy định hiện hành mà doanh nghiệp được phép ghi nhận khi tính thuế TNDN.
Chi phí nguyên vật liệu
Chi phí nguyên vật liệu bao gồm toàn bộ khoản chi để mua hàng hóa, nguyên liệu phục vụ trực tiếp cho quá trình sản xuất trong phạm vi định mức đã được doanh nghiệp xây dựng từ đầu kỳ hoặc đầu năm tài chính. Doanh nghiệp phải lưu giữ kế hoạch định mức này để chứng minh với cơ quan thuế khi cần thiết.
Trường hợp nguyên vật liệu có hao hụt tự nhiên, doanh nghiệp phải giải trình tỷ lệ hao hụt phù hợp với thực tế sản xuất. Cơ quan thuế chỉ chấp nhận phần hao hụt đáp ứng tính hợp lý và có cơ sở kiểm chứng.
Chi phí trả cho người lao động (tiền lương, tiền công, tiền thưởng)
Các khoản chi trả cho người lao động sẽ được tính vào chi phí hợp lý nếu đã được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp. Đồng thời, cần có bảng lương, chứng từ thanh toán và chữ ký xác nhận của người lao động.
Ví dụ: Công ty X trả thưởng cuối năm cho nhân viên mức 10 triệu đồng/người theo đúng quy chế lương thưởng. Khoản chi này được coi là hợp lý khi đầy đủ hồ sơ, chứng từ.
Chi phí khấu hao tài sản cố định
Chi phí khấu hao tài sản cố định được trừ khi đáp ứng yêu cầu về giá trị tài sản, mục đích sử dụng và khung thời gian khấu hao do Bộ Tài chính quy định.
Tài sản phục vụ trực tiếp hoạt động kinh doanh
Nhà xưởng, máy móc, dây chuyền sản xuất, phương tiện vận chuyển phục vụ sản xuất – kinh doanh được khấu hao đúng khung thời gian sẽ được tính vào chi phí hợp lý.
Ví dụ: Máy nghiền xi măng trị giá 10 tỷ đồng với thời gian sử dụng 10 năm, mức khấu hao 1 tỷ đồng/năm được chấp nhận nếu tuân thủ đúng quy định.
Tài sản phục vụ đời sống người lao động
Các công trình phục vụ phúc lợi như nhà ăn, nhà vệ sinh, nhà để xe, bể nước sạch, phòng y tế… được khấu hao toàn bộ vào chi phí hợp lý.
Tài sản cố định là phương tiện vận chuyển
Với doanh nghiệp vận tải hoặc du lịch: xe ô tô phục vụ kinh doanh được khấu hao toàn bộ, không giới hạn.
Với ngành nghề khác: xe dưới 9 chỗ chỉ được khấu hao tương ứng với phần nguyên giá đến 1,6 tỷ đồng.
Ví dụ: Xe 7 chỗ trị giá 2 tỷ đồng chỉ được khấu hao phần 1,6 tỷ đồng.
Tài sản tạm ngừng hoạt động theo mùa vụ
Nếu doanh nghiệp tạm ngừng kinh doanh dưới 9 tháng do tính chất mùa vụ nhưng tài sản vẫn phục vụ hoạt động sản xuất thì chi phí khấu hao vẫn được tính.
Chi phí lãi suất vay
Chi phí lãi vay được tính vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ quy định về mức lãi suất, chứng từ thanh toán và đặc thù từng đối tượng cho vay:
Vay từ cá nhân
Lãi suất không vượt quá 150% lãi suất cơ bản của Ngân hàng Nhà nước tại thời điểm vay. Khi chi trả lãi, doanh nghiệp phải khấu trừ thuế TNCN 5%.
Vay từ doanh nghiệp không phải tổ chức tín dụng
Bên cho vay phải xuất hóa đơn hợp lệ. Thanh toán qua ngân hàng là yêu cầu bắt buộc.
Vay từ ngân hàng hoặc tổ chức tín dụng
Tuân thủ mức lãi suất theo quy định của đơn vị cho vay. Có thể thanh toán bằng tiền mặt.
Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ, khoản lãi vay để đầu tư vào đơn vị khác vẫn được ghi nhận là chi phí hợp lý.
Chi phí quản lý doanh nghiệp
Bao gồm chi phí điều hành, quản lý, chi phí bán hàng, chi tiếp khách, chi hội họp và các khoản chi phục vụ hoạt động quản trị doanh nghiệp.
Ví dụ: Một doanh nghiệp chi 50 triệu đồng để tổ chức hội thảo nội bộ, có đầy đủ hóa đơn thuê địa điểm và hóa đơn dịch vụ ăn uống.
Chi phí mua hàng không có hóa đơn
Dù không có hóa đơn, một số khoản chi vẫn được chấp nhận nếu đáp ứng quy định pháp luật:
Mua từ cá nhân, tổ chức không kinh doanh
Doanh nghiệp phải lập Bảng kê mẫu 01/TNDN theo Thông tư 78/2014/TT-BTC và kèm theo phiếu chi, biên bản giao nhận.
Mua từ hộ kinh doanh không xuất hóa đơn
Doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn trực tiếp hoặc hóa đơn cơ quan thuế. Nếu không có, cần hợp đồng, phiếu giao hàng, chứng từ thanh toán.
Chi phí vận chuyển, bốc xếp, sửa chữa nhỏ lẻ
Với cá nhân lao động tự do, doanh nghiệp cần hợp đồng thời vụ hoặc phiếu chi có chữ ký đầy đủ và thực hiện thanh toán qua ngân hàng khi có thể.
Chi phí phúc lợi và phụ cấp cho người lao động
Chi phí phúc lợi
Bao gồm các khoản hỗ trợ vật chất, tinh thần như: quà Tết, thưởng lễ, hỗ trợ khó khăn, chi du lịch, chi liên hoan… nếu được quy định trong quy chế công ty.
Những khoản này giúp tăng cường gắn kết nội bộ, cải thiện môi trường làm việc và nâng cao năng suất.
Chi phí phụ cấp
Bao gồm phụ cấp ăn trưa, điện thoại, xăng xe, công tác phí, đồng phục… nếu được quy định rõ ràng trong chính sách doanh nghiệp.
Ví dụ: Nhân viên Telesales được hỗ trợ phụ cấp điện thoại 500.000 đồng/tháng; doanh nghiệp cần có bảng kê và chứng từ chi trả để chứng minh khoản chi là hợp lệ theo quy định.
Chi phí tiền thuê nhà, thuê tài sản, tiền điện nước
Chi phí thuê nhà và thuê tài sản
Đối với những doanh nghiệp không sở hữu mặt bằng kinh doanh hoặc nhà xưởng, khoản chi thuê nhà hoặc thuê tài sản là khoản chi bắt buộc để đảm bảo duy trì không gian làm việc và hoạt động sản xuất. Để khoản chi này được tính là chi phí hợp lý, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ gồm: hợp đồng thuê được lập rõ ràng, hóa đơn thanh toán hợp lệ và chứng từ nộp thuế liên quan (nếu thuộc diện phải nộp thuế).
Ngoài chi phí thuê, trong nhiều trường hợp doanh nghiệp phải tự thực hiện sửa chữa văn phòng hoặc nhà xưởng thuê, như sơn sửa, lắp đặt nội thất hoặc cải tạo lại mặt bằng. Khoản chi sửa chữa này cũng được tính là chi phí hợp lý khi hợp đồng thuê quy định nghĩa vụ sửa chữa thuộc về bên thuê và việc sửa chữa phục vụ trực tiếp cho hoạt động kinh doanh.
Chi phí tiền điện nước
Chi phí điện nước phục vụ hoạt động thường xuyên của doanh nghiệp cũng là khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Điều kiện quan trọng nhất là phải có hóa đơn điện nước hợp lệ, chứng từ thanh toán đầy đủ và khoản chi này phải phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Các chi phí hợp lý khác khi tính thuế TNDN
Chi tiền thưởng cho sáng kiến, cải tiến, nghiên cứu khoa học
Khoản chi dành cho việc khen thưởng người lao động có sáng kiến, cải tiến kỹ thuật hoặc kết quả nghiên cứu khoa học được tính vào chi phí hợp lý nếu doanh nghiệp có quy chế thưởng cụ thể và chứng từ đầy đủ.
Ví dụ, khoản thưởng 30 triệu đồng cho một sáng kiến làm giảm chi phí vận hành phải được kèm theo biên bản nghiệm thu sáng kiến, quyết định thưởng và chứng từ chi tiền.
Các khoản trích lập dự phòng
Doanh nghiệp được phép trích lập dự phòng cho các trường hợp như giảm giá hàng tồn kho, nợ phải thu khó đòi hoặc dự phòng tổn thất đầu tư tài chính.
Ví dụ, giá trị hàng tồn kho giảm từ 300 triệu đồng xuống còn 220 triệu đồng thì khoản dự phòng 80 triệu cần được lập kèm theo biên bản đánh giá, hồ sơ kiểm kê và chứng từ chứng minh tổn thất thực tế.
Các khoản chi phí trích trước
Chi phí trích trước là khoản chi được ghi nhận trước khi chi phí thực tế phát sinh, thường áp dụng trong trường hợp doanh thu đã được ghi nhận nhưng chi phí chưa phát sinh đầy đủ.
Ví dụ, khoản chi phí bảo dưỡng công trình trị giá 50 triệu đồng đã được trích trước để phù hợp với kỳ kế toán.
Chi phí hàng khuyến mãi, quà tặng khách hàng
Doanh nghiệp có thể tính vào chi phí hợp lý các khoản chi cho chương trình khuyến mãi, tặng quà nhằm thúc đẩy hoạt động bán hàng. Điều kiện quan trọng là chương trình khuyến mãi phải liên quan đến hoạt động kinh doanh, có đầy đủ hóa đơn hợp lệ và chứng từ chứng minh.
Ví dụ, khoản quà tặng trị giá 12 triệu đồng cần có hóa đơn GTGT; nếu giá trị quà tặng từ 20 triệu đồng trở lên thì phải thanh toán bằng phương thức không dùng tiền mặt.
Chi phí lỗ do chênh lệch đánh giá ngoại tệ
Một số doanh nghiệp phát sinh khoản chi phí từ chênh lệch tỷ giá do thanh toán bằng ngoại tệ hoặc đánh giá lại các khoản mục có gốc ngoại tệ.
Ví dụ, doanh nghiệp thanh toán 1.000 USD trong tháng 6 và đến thời điểm lập báo cáo tài chính, tỷ giá tăng thêm 500 VND/USD thì khoản chênh lệch 500.000 VND được ghi nhận là chi phí hợp lý nếu được phản ánh đầy đủ trong sổ sách kế toán.
Chi phí nguyên vật liệu, hàng hóa bị hư hỏng
Trường hợp hàng hóa hoặc nguyên vật liệu bị hư hỏng do hết hạn sử dụng, hao mòn tự nhiên, thiên tai hoặc các sự cố khách quan khác, doanh nghiệp được tính khoản tổn thất này vào chi phí được trừ. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần có biên bản kiểm kê, biên bản xác nhận tình trạng hư hỏng và các chứng từ liên quan để chứng minh nguyên nhân và giá trị tổn thất.
Chi phí tài trợ cho xã hội
Doanh nghiệp được tính vào chi phí hợp lý các khoản tài trợ cho giáo dục, y tế, thiên tai hoặc hoạt động xã hội khác nếu thực hiện thông qua các tổ chức được phép nhận tài trợ theo quy định. Ví dụ, tài trợ cho Quỹ phòng, chống Covid-19 cần có đầy đủ biên bản xác nhận và chứng từ thanh toán phù hợp. Khoản chi này không chỉ được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế mà còn thể hiện trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp.
