Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, việc sử dụng hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (MTT), không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn là một bước tiến quan trọng giúp hộ kinh doanh nâng cao hiệu quả quản lý, minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, nhiều hộ kinh doanh đã gặp phải những khó khăn, vướng mắc cần được làm rõ. Bài viết này sẽ được tổng hợp và giải đáp một số câu hỏi thường gặp, xoay quanh các vấn đề then chốt như: cách ghi thông tin người mua trên hóa đơn, xử lý hóa đơn khi trả lại hàng, thời điểm lập hóa đơn, cũng như những vấn đề liên quan đến việc kê khai và nộp thuế khi sử dụng MTT.
Câu hỏi 1: Nếu trường hợp người mua không cung cấp thông tin tên, địa chỉ, mã số thuế hoặc số định danh cá nhân thì người bán lập hóa đơn tại nội dung thông tin người mua ghi như thế nào?
Trả lời:
Nội dung của hóa đơn được quy định tại Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP) (Riêng nội dung của hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP).
Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua thể hiện trên hóa đơn phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã; trường hợp người mua là đơn vị có quan hệ ngân sách thì tên, địa chỉ, mã số đơn vị có quan hệ ngân sách thể hiện trên hóa đơn phải ghi mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách được cấp.
Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua. Một số trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đặc thù cho người tiêu dùng là cá nhân quy định tại khoản 14 Điều này thì trên hóa đơn không phải thể hiện tên, địa chỉ người mua. Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài. Trường hợp người mua cung cấp mã số thuế, số định danh cá nhân thì trên hóa đơn phải thể hiện mã số thuế, số định danh cá nhân.
Câu hỏi 2: Hàng bán bị khách hàng trả lại thì lập hóa đơn như thế nào?
Trả lời:
Tại điểm c khoản 4 Điều 19 Nghị định số 123/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại khoản 13 Điều 1 Nghị định 70 quy định như sau:
“c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
c.1) Trường hợp trả lại hàng hóa: Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa (bao gồm cả trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị của hàng hóa đã mua) thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận về việc người mua lập hóa đơn khi trả lại hàng hóa thì người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán; người bán, người mua thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định khi bán hàng hóa.
c.2) Trường hợp hàng hoá là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu theo quy định của pháp luật và tài sản đã được đăng ký theo tên người mua thì khi trả lại hàng hóa đảm bảo phù hợp với pháp luật liên quan, nếu người mua là đối tượng sử dụng hoá đơn điện tử thì người mua thực hiện lập hoá đơn trả lại hàng cho người bán.
c.3) Đối với trường hợp hoàn phí, giảm phí, giảm hoa hồng môi giới bảo hiểm và các khoản chi để giảm thu khác theo quy định của pháp luật kinh doanh bảo hiểm: Căn cứ vào hóa đơn đã lập và biên bản hoặc thỏa thuận bằng văn bản ghi rõ số tiền phí bảo hiểm được hoàn, giảm (không bao gồm thuế giá trị gia tăng), số tiền thuế giá trị gia tăng theo hóa đơn thu phí bảo hiểm mà doanh nghiệp bảo hiểm đã thu (số ký hiệu, ngày, tháng của hóa đơn), lý do hoàn, giảm phí bảo hiểm thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giao cho khách hàng tham gia bảo hiểm, không phân biệt đã chi tiền hay chưa chi tiền. Trên hóa đơn ghi rõ số tiền phí bảo hiểm hoàn, giảm, lý do hoàn, giảm. Biên bản này được lưu giữ cùng với hóa đơn thu phí bảo hiểm tại doanh nghiệp và xuất trình khi có yêu cầu.
Đối với các trường hợp quy định tại điểm c.1, điểm c.2, điểm c.3, người bán, người mua phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng hoá, dịch vụ và phải xuất trình khi được yêu cầu.
c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.”
Câu hỏi 3: Thời điểm lập hóa đơn ngay sau khi bán hàng/cung cấp dịch vụ?
Trả lời:
Tại điểm a khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
“1. Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (bao gồm cả bán, chuyển nhượng tài sản công và bán hàng dự trữ quốc gia) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.…
2. Thời điểm lập hóa đơn đối với cung cấp dịch vụ là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ (bao gồm cả cung cấp dịch vụ cho tổ chức, cá nhân nước ngoài) không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp người cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (không bao gồm trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ: Kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng).”
Câu hỏi 4: Khi hộ kinh doanh khoán đã sử dụng hóa đơn máy tính tiền thì doanh thu nộp thuế là doanh thu đã khoán/hay doanh thu trên hóa đơn. Trường hợp doanh thu hóa đơn cao hơn/thấp hơn doanh thu khoán thì nộp thuế với doanh thu như thế nào?
Trả lời:
Căn cứ quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, trường hợp hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán sau khi sử dụng hóa đơn điện tử từ MTT mà có thay đổi doanh thu tính thuế thì thực hiện khai điều chỉnh, bổ sung theo quy định nêu trên. Cơ quan thuế căn cứ hồ sơ khai thuế của hộ khoán, cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế nếu xác định doanh thu khoán thay đổi từ 50% trở lên so với doanh thu đã khoán thì ban hành Thông báo (mẫu số 01/TB-CNKD ban hành kèm theo Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ) về việc điều chỉnh mức thuế khoán kể từ thời điểm có thay đổi trong năm tính thuế. Trường hợp qua cơ sở dữ liệu của cơ quan thuế, số liệu xác minh, kiểm tra, thanh tra, cơ quan thuế có căn cứ xác định hộ khoán không đáp ứng điều kiện để được điều chỉnh mức thuế khoán theo quy định thì cơ quan thuế ban hành Thông báo về việc không điều chỉnh mức thuế khoán theo mẫu số 01/TBKĐC-CNKD ban hành kèm theo Thông tư 40/2021/TT-BTC theo quy định.
Câu hỏi 5: Hộ kinh doanh từ phương pháp khoán sau khi đã sử dụng hóa đơn điện tử từ MTT thì có phải chuyển đổi sang phương pháp kê khai hay không?
Trả lời:
Theo quy định tại Điều 51 Luật Quản lý thuế năm 2019 và Thông tư 40/2021/TT-BTC thì: Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không thực hiện hoặc thực hiện không đầy đủ chế độ kế toán, hóa đơn, chứng từ trừ trường hợp thuộc đối tượng phải nộp thuế theo phương pháp kê khai hoặc lựa chọn nộp thuế theo phương pháp kê khai thì nộp thuế theo phương pháp khoán.
Đồng thời theo khoản 8, Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 20/3/2025 của Chính phủ thì các hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán có mức doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên, hoặc hộ kinh doanh có sử dụng máy tính tiền hoặc hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai có hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác); ăn uống; nhà hàng; khách sạn; dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ, dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam) thì sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Theo đó hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán sau khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền thì không bắt buộc phải chuyển đổi sang phương pháp kê khai trừ trường hợp có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai tại khoản 5 Điều 51 Luật Quản lý thuế.
Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều lợi ích cho cả hộ kinh doanh và cơ quan quản lý. Hy vọng, những thông tin chia sẻ trên đây sẽ góp phần giúp các hộ kinh doanh hiểu rõ hơn về các quy định, từ đó áp dụng hiệu quả hơn vào thực tế kinh doanh của mình.
(Nguồn: Tổng hợp)
