Chữ ký số là giải pháp tối ưu cho các giao dịch điện tử, đảm bảo tính xác thực, toàn vẹn và bảo mật của thông tin, giúp tiết kiệm thời gian cho cá nhân cũng như tổ chức. Vậy, chữ ký số là gì? Có những loại chữ ký số nào phổ biến hiện nay và những đặc điểm nào người dùng cần lưu ý? Tìm hiểu ngay thông tin dưới đây.
Chữ ký số là gì?
Theo khoản 6 Điều 3 của Nghị định 130/2018/NĐ-CP có định nghĩa về chữ ký số như sau:
6. Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
b) Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
Có thể hiểu, chữ ký số là phiên bản số hóa của chữ ký tay hoặc con dấu công ty. Vai trò của chữ ký số (Digital Signature) là xác nhận, đảm bảo về quyền và trách nhiệm của các chủ thể tham gia giao kết trên môi trường điện tử. Nếu như chữ ký tay hay con dấu doanh nghiệp được sử dụng trong các tài liệu giấy thì chữ ký số được sử dụng trên các tài liệu điện tử như: hợp đồng điện tử, hóa đơn điện tử hoặc các giao dịch tài chính…
Thành phần của chữ ký số
Chữ ký số được phát triển từ thuật toán RSA – thuật toán tạo ra mật mã mã khóa công khai, bao gồm hệ thống một cặp khóa không đối xứng (Khóa công khai và khóa bí mật). Trong đó có 5 thành phần chính như sau:
- Khóa bí mật (Private Key): Đây là thành phần cốt lõi được sử dụng để tạo ra chữ ký số.
- Khóa công khai (Public Key): Có chức năng xác minh tính hợp lệ của chữ ký và xác thực người dùng, được tạo từ các khóa bí mật tương ứng.
- Người ký: Cá nhân sử dụng khóa bí mật để ký một số tài liệu, văn bản, hóa đơn điện tử dưới danh nghĩa của mình.
- Người nhận: Tổ chức hoặc cá nhân nhận được chữ ký số và sử dụng chứng thư số (Digital Certificate) để kiểm tra chữ ký số rồi tiến hành các hợp đồng, giao dịch liên quan.
- Ký số: Đưa khóa bí mật vào phần mềm tự động để tạo chữ ký số và gắn vào một thông điệp dữ liệu mong muốn.
Chữ ký số dùng để làm gì?
Chữ ký số, giống như một chữ ký tay trên môi trường kỹ thuật số, là công cụ không thể thiếu trong nhiều hoạt động trực tuyến hiện nay. Nó được sử dụng để xác minh danh tính của người ký, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và chống chối bỏ trong các giao dịch điện tử.
Cụ thể hơn, chữ ký số giúp:
- Xác thực người ký: Xác minh danh tính chủ nhân qua chứng thư số của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp.
- Bảo mật dữ liệu: Khi ký số một tài liệu, hệ thống sẽ mã hóa tài liệu đó, đảm bảo rằng chỉ có người có khóa công khai (public key) tương ứng mới có thể giải mã và xem nội dung.
- Đảm bảo tính toàn vẹn: Bất kỳ sự thay đổi nào đối với tài liệu sau khi được ký số đều sẽ khiến chữ ký số không còn hiệu lực, giúp phát hiện các hành vi giả mạo hoặc chỉnh sửa trái phép.
- Chống chối bỏ (Non-repudiation): Người ký không thể phủ nhận việc đã ký tài liệu, vì chữ ký số gắn liền với họ một cách duy nhất và không thể chối bỏ.
Nhờ những tính năng này, chữ ký số được ứng dụng rộng rãi bởi cả cá nhân, tổ chức thuộc đa dạng lĩnh vực, cụ thể như sau:
- Khai thuế điện tử: Ký các tờ khai, báo cáo thuế, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
- Ký hợp đồng điện tử: Xác thực và bảo mật các giao dịch, hợp đồng trực tuyến.
- Giao dịch ngân hàng trực tuyến: Xác thực các giao dịch, đảm bảo an toàn tài chính.
- Giao dịch chứng khoán: Ký các lệnh giao dịch, đảm bảo tính an toàn và bảo mật.
- Nộp hồ sơ trực tuyến: Ký các hồ sơ, giấy tờ để nộp lên các cơ quan nhà nước.
Và nhiều ứng dụng khác: Chữ ký số còn được sử dụng trong các lĩnh vực như y tế, giáo dục, bảo hiểm… để xác thực và bảo mật thông tin.
Lợi ích khi sử dụng chữ ký số
Sử dụng chữ ký số mang lại nhiều lợi ích quan trọng, giúp cải thiện hiệu quả công việc, tăng cường an toàn và bảo mật trong các giao dịch điện tử, cũng như tuân thủ các quy định pháp luật.
Dưới đây là các lợi ích chính khi sử dụng chữ ký số như sau:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
- Giảm thời gian xử lý: Không cần in ấn, ký tay, gửi và nhận tài liệu qua đường bưu điện. Toàn bộ quy trình được thực hiện trực tuyến, giúp tiết kiệm thời gian đáng kể.
- Giảm chi phí vận chuyển và lưu trữ: Loại bỏ chi phí in ấn, vận chuyển tài liệu, và lưu trữ hồ sơ giấy tờ.
- Tăng hiệu quả làm việc: Quy trình nhanh chóng giúp tăng năng suất và giảm thiểu các thủ tục hành chính.
Tăng cường bảo mật và an toàn
- Xác thực danh tính: Chữ ký số đảm bảo danh tính của người ký là xác thực, ngăn chặn các hành vi giả mạo, mạo danh.
- Bảo vệ tính toàn vẹn của dữ liệu: Chữ ký số đảm bảo tài liệu không bị thay đổi sau khi ký, ngăn chặn việc sửa đổi, giả mạo nội dung.
- Ngăn chặn chối bỏ trách nhiệm (Non-repudiation): Người ký không thể phủ nhận việc đã ký tài liệu, đảm bảo tính ràng buộc pháp lý.
Tăng cường tính pháp lý
- Tuân thủ quy định pháp luật: Chữ ký số được công nhận về mặt pháp lý, tương đương với chữ ký tay đối với các giao dịch điện tử (theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử).
- Nâng cao uy tín: Sử dụng chữ ký số thể hiện sự chuyên nghiệp và tuân thủ các quy định của pháp luật, giúp tăng cường uy tín với đối tác và khách hàng.
Nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành
- Tự động hóa quy trình: Giúp tự động hóa quy trình ký kết, phê duyệt tài liệu.
- Quản lý tập trung: Dễ dàng quản lý, lưu trữ và tra cứu tài liệu.
- Theo dõi trạng thái: Có thể theo dõi trạng thái của tài liệu, biết được ai đã ký, ai chưa ký.
Bảo vệ môi trường
Giảm thiểu sử dụng giấy: Góp phần bảo vệ môi trường bằng cách giảm thiểu việc sử dụng giấy và các vật liệu in ấn khác.
Mở rộng phạm vi giao dịch
- Giao dịch mọi lúc, mọi nơi: Có thể ký kết và thực hiện giao dịch từ bất cứ đâu, bất cứ khi nào có kết nối internet.
- Giao dịch quốc tế: Dễ dàng giao dịch với các đối tác ở nước ngoài, không bị giới hạn bởi khoảng cách địa lý.
Tóm lại, sử dụng chữ ký số mang lại lợi ích toàn diện, từ tiết kiệm chi phí, tăng cường bảo mật, tuân thủ pháp luật, đến nâng cao hiệu quả quản lý và bảo vệ môi trường. Đây là công cụ thiết yếu cho các cá nhân và doanh nghiệp muốn nâng cao hiệu quả hoạt động trong kỷ nguyên số. Nếu bạn quan tâm đến triển khai chữ ký số cho doanh nghiệp hãy nhanh tay đăng ký TẠI ĐÂY.
Các loại chữ ký số sử dụng phổ biến hiện nay
Hiện nay có 4 loại chữ ký số được phân loại theo phương thức lưu trữ và khả năng bảo mật gồm: chữ ký số USB Token, chữ ký số SmartCard, chữ ký số HSM, và chữ ký số từ xa.
USB Token
USB Token là một trong những loại chữ ký số phổ biến nhất hiện nay. Thiết bị này là một phần cứng nhỏ gọn, tương tự như USB thông thường, được tích hợp bộ nhớ để lưu trữ an toàn thông tin mã hóa và chứng thư số của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân.
Để sử dụng, người dùng chỉ cần cắm USB Token vào máy tính, đăng nhập bằng mật khẩu bảo mật, và sau đó có thể ký trực tiếp lên các tài liệu điện tử. Mỗi USB Token được cấp cho một đơn vị bao gồm một cặp khóa (Key Pairs) gồm khóa bí mật (Private Key) và khóa công khai (Public Key), đảm bảo tính duy nhất và bảo mật của chữ ký số.
SmartCard
SmartCard là một hình thức chữ ký số được tích hợp sẵn trên SIM điện thoại di động, do các nhà mạng phát triển. Loại chữ ký số này cho phép người dùng thực hiện ký số trên các thiết bị di động. Tuy nhiên, SmartCard có một số hạn chế nhất định, vì nó phụ thuộc vào nhà mạng cung cấp dịch vụ. Người dùng cần phải ở trong vùng phủ sóng của nhà mạng mới có thể sử dụng chữ ký số để ký kết tài liệu.
HSM
HSM (Hardware Security Module) là một thiết bị bảo mật phần cứng chuyên dụng, được thiết kế để lưu trữ và bảo vệ các cặp khóa điện tử và chứng thư số. Thiết bị này thường có dạng card PCI được cắm vào máy tính hoặc thiết bị phần cứng kết nối mạng.
HSM cung cấp một môi trường bảo mật cao, được sử dụng để thực hiện các hoạt động liên quan đến ký số một cách an toàn và hiệu quả. Nhờ vậy, HSM đặc biệt phù hợp với các ứng dụng đòi hỏi mức độ bảo mật cao, chẳng hạn như các giao dịch tài chính hoặc các hệ thống thanh toán điện tử.
Chữ ký số từ xa (Remote Signature)
Chữ ký số từ xa là một giải pháp hiện đại, tận dụng công nghệ đám mây (cloud-based) để cung cấp dịch vụ ký số. Với chữ ký số từ xa, người dùng có thể ký các tài liệu điện tử từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối internet (máy tính, điện thoại, máy tính bảng), ở bất cứ đâu và vào bất cứ lúc nào.
Nhờ vậy, chữ ký số từ xa khắc phục được những nhược điểm của các loại chữ ký số khác, mang lại sự tiện lợi và linh hoạt tối đa cho người dùng. Đây là một trong những hình thức ký kết tiện lợi nhất hiện nay.
Nâng cao hiệu quả với ký số từ xa & chữ ký số token của FPT
FPT.eSign là dịch vụ chữ ký số tốc độ, an toàn, tin cậy được Bộ Thông tin & Truyền thông cấp phép. Đây là giải pháp hoàn hảo cho việc xác thực giao dịch điện tử với nhiều lựa chọn linh hoạt cho tổ chức & cá nhân.
- FPT.eSign: Chữ ký số từ xa trực tiếp ngay trên thiết bị di động mà không cần sử dụng USB token với công nghệ đám mây
- FPT.CA: Chữ ký số sử dụng USB Token.
Đến nay, FPT.eSign tự hào được đồng hành với hơn 20 ngân hàng, tổ chức tài chính trên toàn quốc như FE Credit, Home Credit, HDSaison, Mcredit, CIMB, VIB, OCB, HDBANK, TCB… cùng hơn 100.000 khách hàng doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực.
FPT.eSign mang lại nhiều lợi ích tới người dùng như:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm đến 80% thời gian và 85% chi phí so với phương pháp truyền thống.
- Ngăn chặn khả năng mạo danh chữ ký: Đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và chống chối bỏ nội dung của các văn bản điện tử.
- Rút ngắn khoảng cách và tốc độ quyết định chốt hợp đồng: Cho phép khách hàng ký số từ xa mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị: máy tính, điện thoại, máy tính bàn.
- Số hóa hành trình khách hàng: Nâng cao trải nghiệm và giữ chân nhiều khách hàng.
Chữ ký số có bắt buộc không?
Hiện chưa có văn bản pháp luật nào quy định bắt buộc cá nhân, tổ chức phải sử dụng chữ ký số. Tuy nhiên, thực tế có 3 trường hợp doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng chữ ký số là khi:
- Kê khai thuế, nộp tờ khai và nộp thuế (Theo quy định tại Khoản 10 Điều 17 Luật quản lý thuế 2019)
- Sử dụng hóa đơn điện tử (Theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Nghị định 119/2018/NĐ-CP)
- Kê khai bảo hiểm xã hội trực tuyến (Theo quy định tại Điều 4 Quyết định số 838/QĐ-BHXH)
>> Xem thêm: Checklist công việc cần thực hiện sau khi thành lập doanh nghiệp
Chữ ký số không chỉ là một công cụ, mà là một thành phần thiết yếu trong hành trình chuyển đổi số của mỗi cá nhân và tổ chức, doanh nghiệp. Với những lợi ích vượt trội về bảo mật, tiết kiệm và tính pháp lý, chữ ký số đã và đang định hình lại cách chúng ta giao dịch và làm việc. Trong tương lai, khi thế giới ngày càng kết nối và số hóa, tầm quan trọng của chữ ký số sẽ càng được khẳng định. Hãy bắt đầu sử dụng chữ ký số ngay hôm nay để đón đầu xu hướng và kiến tạo thành công!
Liên hệ FPT BizNext để được tư vấn chi tiết về dịch vụ chữ ký số.
