Trong kỷ nguyên số, việc “số hóa” danh tính doanh nghiệp trở thành yếu tố then chốt để hội nhập và phát triển. Vậy, mã định danh điện tử của doanh nghiệp là gì? Danh tính điện tử bao gồm những thành phần nào? Vì sao doanh nghiệp cần định danh điện tử? Bài viết này sẽ giải đáp tất tần tật những thắc mắc trên, đồng thời cung cấp cái nhìn toàn diện về tầm quan trọng của định danh điện tử đối với doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số hiện nay.
Mã định danh điện tử của doanh nghiệp là gì?
Theo khoản 1 Điều 3 Quyết định 20/2020/QĐ-TTg, mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức được quy định như sau:
Giải thích từ ngữ
Trong Quyết định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
- Mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức là chuỗi ký tự để phân biệt, xác định duy nhất các cơ quan, tổ chức khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.…
Theo đó, mã định danh điện tử của các cơ quan, tổ chức là chuỗi ký tự để phân biệt, xác định duy nhất các cơ quan, tổ chức khi kết nối, chia sẻ dữ liệu với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, địa phương.
Danh tính điện tử của doanh nghiệp là gì?
Ngoài mã định danh điện tử của doanh nghiệp, căn cứ Điều 9 Nghị định 59/2022/NĐ-CP quy định về danh tính điện tử của tổ chức như sau:
Danh tính điện tử tổ chức
Danh tính điện tử tổ chức gồm:
- Mã định danh điện tử của tổ chức.
- Tên tổ chức gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có).
- Ngày, tháng, năm thành lập.
- Địa chỉ trụ sở chính.
- Số định danh cá nhân hoặc số định danh của người nước ngoài; họ, chữ đệm và tên người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu của tổ chức.
Như vậy, ngoài mã định danh điện tử ra thì danh tính điện tử của doanh nghiệp còn có những thông tin sau:
(1) Tên tổ chức gồm tên tiếng Việt, tên viết tắt (nếu có) và tên tiếng nước ngoài (nếu có).
(2) Ngày, tháng, năm thành lập.
(3) Địa chỉ trụ sở chính.
(4) Số định danh cá nhân hoặc số định danh của người nước ngoài; họ, chữ đệm và tên người đại diện theo pháp luật hoặc người đứng đầu của tổ chức.
Vì sao doanh nghiệp cần phải định danh điện tử?
Để doanh nghiệp có thể “giao tiếp” và hoạt động hiệu quả trên môi trường số, việc tạo danh tính điện tử là vô cùng quan trọng. Quá trình này bắt đầu bằng việc định danh điện tử, tức là tạo một tài khoản chính thức cho doanh nghiệp trên không gian mạng. Tài khoản này, được cấp bởi cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử, đóng vai trò như “chìa khóa” để doanh nghiệp truy cập, khai thác các tính năng, tiện ích và ứng dụng của hệ thống định danh và xác thực điện tử, cũng như các hệ thống thông tin liên kết khác theo quy định của pháp luật.
Định danh điện tử mang đến những lợi ích to lớn cho doanh nghiệp, không chỉ giúp tối ưu hóa hoạt động mà còn góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và uy tín:
- Tiết kiệm chi phí và thời gian: Giảm thiểu tối đa các thủ tục hành chính, loại bỏ bớt giấy tờ và chi phí phát sinh nhờ thông tin doanh nghiệp đã được “tích hợp” trong một tài khoản định danh riêng.
- Nâng cao hiệu quả hoạt động: Tiếp cận nhanh chóng và dễ dàng các dịch vụ điện tử, nắm bắt thông tin liên quan một cách kịp thời, từ đó đưa ra quyết định chính xác và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
- Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp: Thể hiện sự chuyên nghiệp, năng động và tuân thủ pháp luật, tạo dựng niềm tin với đối tác và khách hàng.
Ngoài ra, việc doanh nghiệp thực hiện định danh điện tử góp phần hỗ trợ quá trình quản lý của các cơ quan có thẩm quyền:
- Hỗ trợ quản lý nhà nước: Giúp các cơ quan có thẩm quyền dễ dàng theo dõi, giám sát hoạt động của doanh nghiệp một cách chặt chẽ và hiệu quả hơn.
- Tăng cường minh bạch: Tạo ra sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh, giảm thiểu tình trạng gian lận, trốn thuế và các hành vi tiêu cực khác.
- Xây dựng chính sách phù hợp: Giúp Nhà nước có cái nhìn toàn diện và chính xác về tình hình hoạt động của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các chính sách hỗ trợ và phát triển phù hợp.
Doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử có bị phạt không?
Hiện nay, chưa có quy định về việc xử phạt nếu doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử. Tuy nhiên, theo khoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ – CP, tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp chỉ được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025.
Tức là từ ngày 01 tháng 07 năm 2025, những tài khoản mà doanh nghiệp đã đăng ký trên Cổng dịch vụ công Quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho doanh nghiệp sẽ không được sử dụng nữa và sẽ bắt đầu sử dụng tài khoản định danh điện tử trên VNeID.
>> Xem thêm: Doanh nghiệp phải làm gì khi thay đổi địa giới hành chính?
Dù hiện tại chưa có chế tài xử phạt, nhưng việc đăng ký định danh điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp và là một bước đi đón đầu xu hướng chuyển đổi số. Do đó, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu và thực hiện thủ tục đăng ký để không bỏ lỡ những cơ hội và lợi thế mà định danh điện tử mang lại.
