Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc quản lý và giám sát hoạt động kinh doanh, hướng tới sự minh bạch và hiệu quả. Bài viết này sẽ đi sâu vào việc phân tích những quy định mới nhất về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, tập trung vào các đối tượng phải chuyển đổi, nguyên tắc sử dụng, cũng như các chế tài xử phạt liên quan, nhằm cung cấp một cái nhìn tổng quan và chi tiết về vấn đề này.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế đảm bảo nguyên tắc sau:
– Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế;
– Không bắt buộc có chữ ký số;
– Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.
(Khoản 2 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP))
Nhóm ngành nghề phải chuyển sang hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền từ 01/6/2025
Theo khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định các đối tượng buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ từ ngày 01/06/2025 gồm:
(1) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
(2) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có sử dụng máy tính tiền;
(3) Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có quy mô về doanh thu, lao động đáp ứng từ mức cao nhất về tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Trong đó, nhóm ngành nghề phải chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:
– Trung tâm thương mại;
– Siêu thị;
– Bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
– Cơ sở ăn uống; nhà hàng; khách sạn;
– Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
– Dịch vụ nghệ thuật, vui chơi, giải trí, hoạt động chiếu phim;
– Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Mức phạt của hộ kinh doanh không chuyển đổi hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định
Theo Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và khoản 4 Điều 7 Nghị định 125/2020/NĐ-CP thì hộ kinh doanh thuộc đối tượng đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm có thể bị phạt tiền như sau:
– Phạt tiền từ 02 triệu – 04 triệu đồng: Đối với hành vi lập sai loại hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã giao cho người mua hoặc đã kê khai thuế;
– Phạt tiền từ 05 triệu – 10 triệu đồng: Đối với hành vi không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người mua theo quy định.
– Phạt tiền từ 02 triệu – 04 triệu đồng: Đối với các trường hợp hộ kinh doanh đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền nhưng không có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế hoặc chưa sử dụng hoặc sử dụng chưa đầy đủ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
Việc triển khai hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền không chỉ là một yêu cầu tuân thủ pháp luật mà còn là cơ hội để các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản lý, tiết kiệm chi phí và tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Sự thay đổi này đánh dấu một bước tiến quan trọng trong việc hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của nền kinh tế.
Với kinh nghiệm chuyên môn và am hiểu sâu sắc về các quy định pháp luật, FPT BizNext là đối tác đáng tin cậy, cung cấp các giải pháp toàn diện giúp hộ kinh doanh dễ dàng chuyển đổi, tuân thủ các quy định mới, đồng thời tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
Liên hệ với FPT BizNext, hộ kinh doanh sẽ được tư vấn chi tiết về giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp, hỗ trợ kỹ thuật trong việc triển khai, cùng với đó là sự hướng dẫn tận tình để đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra một cách suôn sẻ và hiệu quả nhất, giúp tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi, phát triển bền vững.
