Trong quá trình thành lập và hoạt động, mỗi doanh nghiệp đều được cấp một mã số riêng biệt gọi là mã số doanh nghiệp. Đây là yếu tố pháp lý vô cùng quan trọng, giúp cơ quan nhà nước và các bên liên quan nhận diện, quản lý và thực hiện nghĩa vụ thuế, bảo hiểm, cũng như các thủ tục hành chính khác. Tuy nhiên, không ít cá nhân và tổ chức vẫn còn nhầm lẫn giữa mã số doanh nghiệp và mã số thuế, cho rằng đây là hai loại mã khác nhau. Để hiểu rõ hơn, hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua các quy định hiện hành dưới đây.
Mã số doanh nghiệp là gì?
Theo khoản 1 Điều 29 Luật Doanh nghiệp 2020, “Mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có một mã số duy nhất và không được sử dụng lại để cấp cho doanh nghiệp khác.”
Điều đó có nghĩa, mã số doanh nghiệp được xem là chứng minh nhân dân pháp lý của doanh nghiệp, tồn tại xuyên suốt từ khi doanh nghiệp được thành lập cho đến khi chấm dứt hoạt động. Mã số này đảm bảo mỗi doanh nghiệp được xác định và quản lý riêng biệt, không trùng lặp hay trùng mã với bất kỳ tổ chức nào khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc bị thu hồi giấy phép, mã số doanh nghiệp sẽ chấm dứt hiệu lực theo quy định pháp luật.
Mã số thuế là gì
Theo khoản 1 Điều 8 Nghị định 168/2025/NĐ-CP, mỗi doanh nghiệp được cấp một mã số duy nhất gọi là mã số doanh nghiệp, và “mã số này đồng thời là mã số thuế và mã số đơn vị tham gia bảo hiểm xã hội của doanh nghiệp.”
Như vậy, khi một doanh nghiệp được cơ quan đăng ký kinh doanh cấp mã số doanh nghiệp, thì đó cũng chính là mã số thuế mà doanh nghiệp sử dụng để kê khai, nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác. Việc thống nhất một mã duy nhất giúp đơn giản hóa thủ tục hành chính, giảm thiểu rủi ro trùng lặp và tạo thuận lợi trong quản lý thông tin giữa các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế, cơ quan đăng ký kinh doanh, và cơ quan bảo hiểm xã hội.
Các quy định về mã số doanh nghiệp
Pháp luật hiện hành quy định rõ ràng về cấu trúc, hiệu lực và cách sử dụng mã số doanh nghiệp, được nêu chi tiết trong Luật Doanh nghiệp 2020, Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 105/2020/TT-BTC. Một số điểm quan trọng bao gồm:
- Thứ nhất, mã số doanh nghiệp tồn tại xuyên suốt quá trình hoạt động của doanh nghiệp và không được cấp lại cho tổ chức, cá nhân khác. Khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc bị giải thể, mã số doanh nghiệp cũng chấm dứt hiệu lực theo quy định pháp luật.
- Thứ hai, mã số doanh nghiệp được tạo, gửi và nhận tự động thông qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, đồng thời được ghi trực tiếp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Điều này đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đồng bộ giữa các cơ quan quản lý.
- Thứ ba, cơ quan nhà nước thống nhất sử dụng mã số doanh nghiệp để thực hiện công tác quản lý và trao đổi thông tin, tránh tình trạng chồng chéo giữa các hệ thống dữ liệu.
- Thứ tư, mã số đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp (bao gồm chi nhánh, văn phòng đại diện) cũng được cấp riêng biệt, và mã số này đồng thời là mã số thuế của đơn vị phụ thuộc đó. Riêng địa điểm kinh doanh, mã số được cấp gồm 5 chữ số (từ 00001 đến 99999), không phải là mã số thuế riêng mà sử dụng chung mã số thuế của doanh nghiệp hoặc chi nhánh chủ quản.
- Thứ năm, trong trường hợp doanh nghiệp, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện bị chấm dứt hiệu lực mã số thuế do vi phạm pháp luật, họ sẽ không được sử dụng mã số này trong bất kỳ giao dịch kinh tế nào kể từ ngày Cơ quan thuế thông báo công khai việc chấm dứt hiệu lực.
- Thứ sáu, đối với các doanh nghiệp thành lập trước ngày 01/11/2015 nhưng chưa được cấp mã số đơn vị phụ thuộc, doanh nghiệp cần liên hệ với Cơ quan thuế để được cấp mã số thuế 13 chữ số, sau đó hoàn thiện thủ tục điều chỉnh thông tin tại Cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Cuối cùng, các doanh nghiệp được thành lập theo Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép thành lập và hoạt động chứng khoán cũng sẽ sử dụng mã số doanh nghiệp chính là mã số thuế do Cơ quan thuế cấp.
Về cấu trúc, mã số doanh nghiệp được biểu thị theo dạng: N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10 – N11N12N13, trong đó:
- Hai chữ số đầu (N1N2) là mã vùng hoặc phần khoảng của mã số thuế;
- Bảy chữ số tiếp theo (N3–N9) là dãy số tăng dần từ 0000001 đến 9999999;
- Chữ số thứ mười (N10) là chữ số kiểm tra;
- Ba chữ số cuối (N11–N13) thể hiện số thứ tự của đơn vị phụ thuộc, từ 001 đến 999;
- Dấu gạch ngang (-) dùng để phân tách nhóm 10 chữ số đầu và nhóm 3 chữ số cuối.
Hiện nay, mã số doanh nghiệp 10 chữ số được sử dụng cho doanh nghiệp, hợp tác xã, tổ chức có tư cách pháp nhân hoặc tổ chức không có tư cách pháp nhân nhưng trực tiếp phát sinh nghĩa vụ thuế. Trong khi đó, mã số doanh nghiệp 13 chữ số được cấp cho các đơn vị phụ thuộc như chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh.
