Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, không ít doanh nghiệp gặp phải tình huống lập sai thông tin như mã số thuế, địa chỉ, thuế suất hoặc giá trị hàng hóa. Việc điều chỉnh hóa đơn điện tử đúng quy định là yếu tố quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ kế toán, đồng thời tránh bị xử phạt hành chính về thuế. Tùy vào loại hóa đơn điện tử (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế) và thời điểm phát hiện sai sót, doanh nghiệp sẽ phải áp dụng các cách xử lý khác nhau như dưới đây.
Hướng dẫn xử lý hoá đơn điện tử chi tiết nhất
Tùy vào từng trường hợp cụ thể khi phát hiện sai sót, cách điều chỉnh hóa đơn điện tử sẽ khác nhau, căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Trường hợp hóa đơn có mã của cơ quan thuế bị sai nhưng chưa gửi cho khách hàng
Nếu phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mà chưa gửi cho người mua, người bán cần thực hiện theo 3 bước sau:
- Bước 1: Gửi thông báo hủy hóa đơn sai đến cơ quan thuế theo mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục IA – Nghị định 123).
- Bước 2: Lập lại hóa đơn điện tử mới, ký số hợp lệ, gửi cơ quan thuế để được cấp mã và chuyển cho người mua.
- Bước 3: Cơ quan thuế thực hiện việc hủy hóa đơn sai sót và lưu trữ trên hệ thống quản lý để phục vụ tra cứu, đối chiếu sau này.
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử chi tiết nhất cho doanh nghiệp
Trường hợp đã gửi hóa đơn cho khách hàng mới phát hiện sai sót
Tùy theo mức độ sai sót của hóa đơn điện tử, người bán có thể lựa chọn phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, cụ thể như sau:
Hóa đơn sai tên hoặc địa chỉ người mua
Nếu hóa đơn điện tử chỉ sai tên hoặc địa chỉ người mua nhưng thông tin mã số thuế vẫn chính xác, doanh nghiệp không cần lập lại hóa đơn mới.
Thay vào đó, chỉ cần thông báo cho người mua biết về sai sót bằng cách gửi biên bản điều chỉnh. Đồng thời gửi thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế (trừ trường hợp hóa đơn không có mã và chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế).
Hóa đơn sai mã số thuế, đơn giá, số lượng, thành tiền hoặc thuế suất
Trong trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót nghiêm trọng về nội dung kinh tế, người bán có thể lựa chọn một trong hai phương án xử lý sau:
Cách 1 – Lập hóa đơn điều chỉnh:
Hai bên lập biên bản ghi nhận sai sót (nếu có thỏa thuận trước đó). Sau đó, người bán xuất hóa đơn điều chỉnh, thể hiện rõ dòng chữ:
“Điều chỉnh cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
Cách 2 – Lập hóa đơn thay thế:
Hai bên lập biên bản xác nhận sai sót, nêu rõ nội dung cần thay thế. Xuất hóa đơn thay thế cho hóa đơn cũ, với dòng chữ:
“Thay thế cho hóa đơn mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
(Căn cứ theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP ban hành ngày 19/10/2020).
Lưu ý: Riêng đối với lĩnh vực hàng không, hóa đơn điện tử dùng cho đổi – hoàn chứng từ vận chuyển được coi là điều chỉnh mà không cần ghi “Điều chỉnh tăng/giảm cho hóa đơn…”.
Cách xử lý hóa đơn viết sai khi cơ quan thuế phát hiện ra sai sót
Khi cơ quan thuế kiểm tra dữ liệu và phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử, quy trình xử lý được thực hiện theo quy định tại Phụ lục IB – Nghị định 123/2020/NĐ-CP, bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Cơ quan thuế gửi thông báo mẫu số 01/TB-RSĐT cho người bán để yêu cầu rà soát thông tin sai sót.
- Bước 2: Trong thời hạn quy định, người bán phải phản hồi bằng thông báo mẫu 04/SS-HĐĐT, gửi lại cho cơ quan thuế.
Lưu ý:
Nếu người bán không phản hồi trong thời hạn quy định (kể cả sau 2 lần cơ quan thuế gửi thông báo), thì cơ quan thuế có quyền chuyển hồ sơ sang kiểm tra việc sử dụng hóa đơn điện tử của doanh nghiệp.
Xem thêm: 5 phần mềm hoá đơn điện tử phổ biến và uy tín hiện nay
Quy định về điều chỉnh hóa đơn điện tử khi có sai sót
Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử khi có sai sót được thực hiện như sau:
- Doanh nghiệp sử dụng mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử lập sai, gửi đến cơ quan thuế chậm nhất vào ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn cần điều chỉnh.
- Trường hợp đã chọn hình thức điều chỉnh hoặc thay thế cho hóa đơn bị sai, doanh nghiệp phải áp dụng thống nhất cách xử lý này cho các sai sót tiếp theo (nếu có).
- Khi điều chỉnh tăng giá trị, ghi dấu dương (+); khi điều chỉnh giảm, ghi dấu âm (–) đúng với phần chênh lệch cần điều chỉnh.
- Nếu bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bị thiếu hoặc sai, người bán cần gửi bổ sung hoặc điều chỉnh tương ứng.
- Trường hợp phải hủy hóa đơn điện tử, doanh nghiệp thông báo với cơ quan thuế theo mẫu 04/SS-HĐĐT khi:
Đã lập hóa đơn thu tiền nhưng sau đó hủy giao dịch hoặc chấm dứt cung cấp hàng hóa, dịch vụ.
- Nếu hóa đơn điện tử không có ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn bị sai, thì doanh nghiệp chỉ được điều chỉnh, không được hủy hay thay thế.
Việc kê khai bổ sung và xử lý hồ sơ đối với hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế hoặc hủy được thực hiện theo Luật Quản lý thuế hiện hành.
