Chi phí hợp lý của doanh nghiệp là gì?
Hiện nay, hệ thống pháp luật thuế không đưa ra một định nghĩa cụ thể về “chi phí hợp lý”. Tuy nhiên, pháp luật đã quy định rõ tiêu chí để xác định các khoản chi được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Từ các tiêu chí này, có thể hiểu chi phí hợp lý là những khoản chi đáp ứng đủ điều kiện pháp lý theo quy định tại Luật Thuế TNDN và Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, qua đó được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế của doanh nghiệp.
Khái niệm chi phí hợp lý thường được sử dụng phổ biến trong kế toán – thuế, tuy nhiên pháp luật không đưa ra định nghĩa trực tiếp vì tính chất đa dạng, phức tạp và thay đổi liên tục của các khoản chi trong hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu ban hành một định nghĩa cứng, rất khó bao quát toàn bộ các trường hợp phát sinh trên thực tế.
Do đó, thay vì định nghĩa, pháp luật đưa ra điều kiện để một khoản chi được coi là chi phí hợp lý. Chỉ cần khoản chi đáp ứng đúng và đủ các điều kiện được quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, khoản chi đó sẽ được trừ khi tính thuế TNDN mà không bắt buộc phải thuộc một danh mục cố định nào.
Xem thêm: Hướng dẫn cách tính thuế thu nhập doanh nghiệp chính xác nhất
Điều kiện đối với chi phí hợp lý của doanh nghiệp
Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định rằng, ngoài các khoản chi không được trừ theo khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ nếu đồng thời đáp ứng đủ ba điều kiện sau:
Điều kiện 1: Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
Khoản chi cần chứng minh có liên quan trực tiếp đến việc vận hành, sản xuất, kinh doanh hoặc phục vụ cho hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. Đây là căn cứ quan trọng nhằm tránh tình trạng doanh nghiệp đưa các chi phí cá nhân hoặc chi phí không phục vụ hoạt động doanh nghiệp vào chi phí được trừ.
Điều kiện 2: Khoản chi có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp
Mỗi khoản chi phải được ghi nhận bằng hóa đơn, chứng từ hợp lệ theo quy định của pháp luật về hóa đơn và chứng từ kế toán, bao gồm hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử, phiếu thu, phiếu chi, hợp đồng, biên bản nghiệm thu và các tài liệu kèm theo (nếu có).
Điều kiện 3: Khoản chi có hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với các khoản chi cho hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã gồm thuế GTGT), khi thanh toán, doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật thuế GTGT. Nếu không đáp ứng điều kiện này, khoản chi không được tính vào chi phí được trừ.
Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp:
Nếu tại thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp có hóa đơn ≥ 20 triệu đồng nhưng chưa thanh toán, khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ.
Tuy nhiên, khi thực hiện thanh toán sau này, nếu doanh nghiệp không sử dụng phương thức thanh toán không dùng tiền mặt thì phải kê khai và điều chỉnh giảm chi phí tương ứng trong kỳ tính thuế phát sinh thanh toán bằng tiền mặt, kể cả trong trường hợp đã được thanh tra, kiểm tra thuế.
Như vậy, việc đáp ứng đủ ba điều kiện nêu trên là cơ sở then chốt để khoản chi được xem xét là chi phí hợp lý và được tính vào chi phí được trừ theo pháp luật thuế TNDN.
Ví dụ cụ thể về chi phí hợp lý của doanh nghiệp
ựa trên các điều kiện pháp lý và thực tiễn hoạt động kinh doanh, có thể liệt kê một số khoản chi phổ biến được chấp nhận là chi phí hợp lý như sau:
Chi phí tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất phúc lợi cho người lao động
Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ đối với các khoản chi trả tiền lương, tiền công, bảo hiểm, trợ cấp… theo đúng quy định, trừ các trường hợp bị loại trừ theo điểm 2.6 khoản 2 Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC.
Doanh nghiệp cũng được tính chi phí đối với khoản chi trả tiền lương cho ngày nghỉ hằng năm chưa sử dụng, nếu đáp ứng điều kiện tại khoản 1 Điều 4 và không thuộc khoản chi không được trừ.
Chi phí công tác
Bao gồm khoản chi phụ cấp công tác, tiền đi lại, tiền thuê chỗ ở cho người lao động. Nếu doanh nghiệp thực hiện chi theo hình thức khoán (khoán tiền xe, khoán phụ cấp, khoán tiền ở), khoản khoán này vẫn được tính vào chi phí được trừ nếu phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp và có đủ hồ sơ chứng minh.
Chi phí đào tạo nhân sự
Khoản chi cho đào tạo nghề, huấn luyện chuyên môn cho người lao động theo quy định được tính là chi phí hợp lý.
Chi phí nguyên liệu, nhiên liệu, vật tư
Các chi phí phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh như mua nguyên vật liệu, vật tư, nhiên liệu, hàng hóa… đều được tính là chi phí được trừ khi đáp ứng điều kiện về hóa đơn và chứng từ.
Chi phí an sinh xã hội, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm hưu trí tự nguyện… (không quá 3 triệu đồng/người/tháng)
Doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khoản chi tính chất an sinh xã hội như: bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ, quỹ hưu trí tự nguyện, phần vượt mức các khoản đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định. Tuy nhiên, khoản chi này chỉ được tính tối đa 3 triệu đồng/người/tháng và phải đáp ứng thêm điều kiện được ghi rõ trong một trong các văn bản sau:
- Thỏa ước lao động tập thể
- Hợp đồng lao động
- Quy chế tài chính
- Quy chế thưởng
Lưu ý:
Doanh nghiệp không được tính khoản chi này vào chi phí nếu không thực hiện đầy đủ nghĩa vụ bảo hiểm bắt buộc cho người lao động, bao gồm cả trường hợp nợ tiền bảo hiểm.
