Trong thời đại chuyển đổi số, việc thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức. Một trong những thủ tục bắt buộc khi thành lập doanh nghiệp chính là thông báo mẫu dấu online với cơ quan đăng ký kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết về hồ sơ và quy trình thực hiện thủ tục này theo quy định hiện hành.
Hồ sơ cần thiết để nộp thông báo mẫu dấu online
Theo quy định của Thông tư số 20/2015/TT-BKHĐT ngày 01/12/2015 hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp, khi doanh nghiệp thực hiện thông báo mẫu dấu online, cần chuẩn bị hồ sơ gồm các tài liệu sau:
- Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu của doanh nghiệp (theo Mẫu II-8 ban hành kèm theo Phụ lục của Thông tư 20/2015/TT-BKHĐT).
Đây là tài liệu chính thể hiện hình thức, số lượng, và thời điểm có hiệu lực của con dấu mà doanh nghiệp sử dụng. - Giấy ủy quyền cho người thực hiện thủ tục, trong trường hợp người nộp hồ sơ không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Văn bản này cần được lập đúng mẫu và có chữ ký xác nhận hợp pháp. - Giấy tờ chứng thực cá nhân (CMND, CCCD hoặc Hộ chiếu) của người nộp hồ sơ.
Bản sao phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ và còn hiệu lực trong vòng 06 tháng tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
Sau khi chuẩn bị đầy đủ các tài liệu trên, doanh nghiệp tiến hành scan toàn bộ hồ sơ thành tệp PDF để đính kèm khi nộp qua hệ thống đăng ký kinh doanh điện tử. Việc nộp đúng định dạng file giúp hồ sơ dễ dàng được tiếp nhận và xử lý nhanh chóng bởi Phòng Đăng ký kinh doanh.
Chi tiết các bước nộp thông báo mẫu dấu online
Để thực hiện thủ tục thông báo mẫu dấu online, doanh nghiệp cần có tài khoản đăng ký kinh doanh điện tử trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Sau khi có tài khoản, doanh nghiệp thực hiện các bước sau:
Bước 1: Truy cập hệ thống đăng ký kinh doanh trực tuyến
Truy cập website Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp
Chọn mục “Dịch vụ công” → “Đăng ký doanh nghiệp trực tuyến” để bắt đầu quy trình.
Bước 2: Đăng nhập tài khoản
Nhập tên đăng nhập và mật khẩu của doanh nghiệp để vào hệ thống.
Nếu chưa có tài khoản, người nộp hồ sơ cần đăng ký tài khoản mới, xác thực thông tin qua email trước khi tiếp tục.
Bước 3: Khởi tạo hồ sơ điện tử
Chọn mục “Đăng ký doanh nghiệp”, sau đó chọn “Nộp hồ sơ sử dụng tài khoản đăng ký kinh doanh” và bấm Tiếp theo.
Tại đây, người nộp hồ sơ chọn “Đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”, nhập mã số doanh nghiệp/mã số thuế, bấm Tìm kiếm → Tiếp theo.
Tiếp đến, chọn mục “Thông báo mẫu dấu” → Tiếp theo để bắt đầu nhập dữ liệu.
Bước 4: Tải và nhập thông tin hồ sơ
- Tại mục “Mẫu dấu”, chọn “Thông báo về việc sử dụng mẫu con dấu”.
- Nhập ngày có hiệu lực của con dấu, thường là ngày liền sau ngày nộp hồ sơ.
- Khai báo số lượng con dấu mà doanh nghiệp sẽ sử dụng.
- Nhấn Choose file để tải tệp scan Thông báo mẫu dấu (Mẫu II-8).
- Lưu thông tin, sau đó chuyển sang mục “Người liên hệ” và điền đầy đủ họ tên, số điện thoại, địa chỉ email.
- Chọn Lưu → Sang mục Người ký.
Tại mục “Người ký”, nhập thông tin người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền, sau đó đính kèm:
- Giấy ủy quyền thực hiện thủ tục, Giấy tờ chứng thực cá nhân của người nộp hồ sơ.
Các file cần được tải đúng định dạng, chọn đúng loại văn bản đính kèm, sau đó Lưu hồ sơ.
Bước 5: Xác thực và nộp hồ sơ
Sau khi hoàn thiện toàn bộ thông tin, người nộp hồ sơ chọn “Chuẩn bị”, nhập mã số xác thực được gửi qua email hoặc SMS → bấm Xác nhận → OK.
Tiếp đó, chọn “Ký số/xác thực bằng tài khoản đăng ký kinh doanh”, đánh dấu vào ô “Tôi xin cam đoan…”, bấm Xác nhận → OK.
Cuối cùng, chọn “Nộp hồ sơ vào Phòng Đăng ký kinh doanh”. Hệ thống sẽ tự động gửi thông báo tiếp nhận hồ sơ thành công. Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng xử lý hồ sơ ngay trên tài khoản.
