Việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là một bước tiến quan trọng, mở ra nhiều cơ hội phát triển và nâng cao vị thế pháp lý cho các chủ hộ kinh doanh. Nghị định 168/2025/NĐ-CP của Chính phủ chính thức có hiệu lực từ 01/07/2025, đã mang đến những quy định mới về đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết và cập nhật mới nhất về quy trình, hồ sơ và các lưu ý quan trọng cho những ai quan tâm đến việc chuyển đổi này.
Quy định đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh
Quá trình đăng ký chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp thực hiện tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chính. Dưới đây là các bước chi tiết bạn cần nắm rõ:
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh bao gồm:
1. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh: Đây là cơ sở để chứng minh hoạt động kinh doanh hợp pháp dưới hình thức hộ kinh doanh.
2. Các giấy tờ theo quy định tại Điều 24 của Nghị định 168/2025/NĐ-CP: Điều này phụ thuộc vào loại hình doanh nghiệp chủ hộ kinh doanh lựa chọn (doanh nghiệp tư nhân, công ty hợp danh, công ty TNHH, hoặc công ty cổ phần).
Cụ thể hồ sơ đăng ký các loại hình doanh nghiệp như sau:
Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tư nhân
(Hồ sơ theo Điều 19 Luật Doanh nghiệp)
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Trường hợp chủ doanh nghiệp tư nhân kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ doanh nghiệp tư nhân.
Hồ sơ đăng ký công ty hợp danh
(Hồ sơ theo Điều 20 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025))
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên.
5. Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Trường hợp thành viên là cá nhân, người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Hồ sơ đăng ký công ty TNHH
(Hồ sơ theo Điều 21 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025))
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách thành viên; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức.
Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Trường hợp đăng ký công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên thì hồ sơ không bao gồm danh sách thành viên quy định tại khoản 3 Điều 21 Luật Doanh nghiệp.
Trường hợp chủ sở hữu, thành viên là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của chủ sở hữu, thành viên là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Hồ sơ đăng ký công ty cổ phần
(Hồ sơ theo Điều 22 Luật Doanh nghiệp 2020 (sửa đổi, bổ sung năm 2025))
1. Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp.
2. Điều lệ công ty.
3. Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài; danh sách chủ sở hữu hưởng lợi của doanh nghiệp (nếu có).
4. Bản sao các giấy tờ sau đây:
a) Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật;
b) Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền; giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức.
Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự;
c) Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với nhà đầu tư nước ngoài theo quy định của Luật Đầu tư.
Trường hợp cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân, người đại diện theo pháp luật, người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức kê khai số định danh cá nhân theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định này thì hồ sơ đăng ký doanh nghiệp không bao gồm bản sao giấy tờ pháp lý của các cá nhân này.
Lưu ý:
- Hồ sơ KHÔNG bao gồm bản sao Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.
- Trường hợp doanh nghiệp được chuyển đổi từ hộ kinh doanh có nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài tham gia góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp thuộc trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư thì hồ sơ phải có bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài.
Bước 2: Nộp hồ sơ và chờ kết quả
Cơ quan đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra hồ sơ và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp nếu hồ sơ hợp lệ.
>> Xem thêm: 5 sai lầm thường gặp phải khi đăng ký thành lập công ty
Quy trình chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh
Trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh gửi thông tin về việc thành lập doanh nghiệp trên cơ sở chuyển đổi từ hộ kinh doanh cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã nơi hộ kinh doanh đặt trụ sở.
Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã gửi thông tin về việc chấm dứt hoạt động của hộ kinh doanh cho Cơ quan thuế và ra thông báo về việc hộ kinh doanh đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang tình trạng đang làm thủ tục chấm dứt hoạt động.
Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông tin cho Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã khi hộ kinh doanh đã hoàn thành nghĩa vụ thuế. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Cơ quan thuế về việc hộ kinh doanh hoàn thành nghĩa vụ thuế, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã chuyển tình trạng pháp lý của hộ kinh doanh sang tình trạng đã chấm dứt hoạt động trong Cơ sở dữ liệu về đăng ký hộ kinh doanh.
Lưu ý: Hộ kinh doanh không được hoạt động kể từ thời điểm doanh nghiệp chuyển đổi từ hộ kinh doanh được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
Việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng, mở ra những cơ hội phát triển vượt bậc. Hãy nắm vững các quy định mới nhất của Nghị định 168/2025/NĐ-CP, chuẩn bị đầy đủ hồ sơ và tuân thủ đúng quy trình để quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Liên hệ FPT BizNext để được tư vấn chi tiết, hỗ trợ hoàn thiện đăng ký thành lập doanh nghiệp và giải đáp mọi thắc mắc trong quá trình chuyển đổi qua số điện thoại 0832016336 hoặc Zalo OA: https://zalo.me/931970518662218212. FPT BizNext luôn sẵn sàng đồng hành cùng hộ kinh doanh, doanh nghiệp trên con đường phát triển vững mạnh.
