Doanh nghiệp mới cần chuẩn bị gì cho kỳ quyết toán thuế đầu tiên?

“Quyết toán thuế cần chuẩn bị những gì?”, “Làm sao để tránh bị phạt?” là những thắc mắc của nhiều kế toán doanh nghiệp mỗi khi kết thúc năm tài chính đặc biệt là với các doanh nghiệp mới thành lập (Startup). Bài viết dưới đây sẽ tổng hợp những lưu ý, danh mục hồ sơ cần thiết để giúp doanh nghiệp chuẩn bị tốt cho mùa quyết toán thuế chính xác và hiệu quả.

Các loại thuế doanh nghiệp cần phải quyết toán

Trước khi bắt tay vào chuẩn bị hồ sơ, doanh nghiệp cần xác định rõ các sắc thuế phải thực hiện nghĩa vụ quyết toán. Ba loại thuế cơ bản bao gồm:

Quyết toán thuế Thu nhập cá nhân (TNCN)

Đây là thủ tục nhằm xác định lại chính xác số thuế TNCN mà cá nhân phải nộp hoặc được hoàn sau một năm, dựa trên tổng thu nhập chịu thuế thực tế.

• Đối tượng: Doanh nghiệp chi trả thu nhập thực hiện quyết toán thay cho người lao động (đối với phần thu nhập tại đơn vị) hoặc cá nhân có nhiều nguồn thu nhập trực tiếp tự đi quyết toán.
• Thời hạn: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm dương lịch (thường là 31/03). Đối với cá nhân tự quyết toán thì thời hạn là 30/04.

Quyết toán thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp là một trong những nhiệm vụ quan trọng của kế toán nhằm chốt lại kết quả kinh doanh (lãi/lỗ) và nghĩa vụ thuế với Nhà nước.

• Ý nghĩa: Xác định doanh thu, chi phí được trừ, chi phí không hợp lý để tính ra số thuế TNDN phải nộp thêm hoặc nộp thừa.
• Thời hạn: Theo quy định, quyết toán thuế TNDN được thực hiện hằng năm. Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 kể từ ngày kết thúc năm tài chính (thường là 31/03).

Quyết toán thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

Thuế GTGT được kê khai và nộp theo tháng hoặc quý. Tuy nhiên, cuối năm doanh nghiệp cần thực hiện tổng hợp, rà soát lại toàn bộ tờ khai đã nộp để đảm bảo số liệu khớp với sổ sách kế toán. Nếu có sai sót, doanh nghiệp cần kê khai bổ sung trước khi cơ quan thuế công bố quyết định thanh tra.

>> Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu nợ thuế doanh nghiệp chi tiết, dễ hiểu

Checklist hồ sơ cần chuẩn bị khi quyết toán thuế

Để tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy” và thiếu sót trong quá trình quyết toán thuế, doanh nghiệp cần chuẩn bị sẵn sàng bộ hồ sơ báo cáo thuế theo từng nhóm sau:

• Tờ khai thuế GTGT đã nộp hằng tháng, chứng từ hóa đơn đầu vào – đầu ra kèm theo.
• Các giấy tờ nộp tiền thuế, báo cáo tài chính, sổ cái và sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả.
• Quyết toán thuế TNCN theo mẫu 05/KK, kèm giấy ủy quyền của người lao động, bảng lương, chứng từ thanh toán.
• Quyết toán thuế TNDN theo mẫu 03/TNDN, cùng báo cáo tài chính, các phụ lục và chứng từ nộp thuế.
• Bảng trích khấu hao tài sản cố định, bảng phân bổ công cụ dụng cụ, biên bản đối chiếu công nợ cuối năm.
• Hợp đồng kinh tế và hồ sơ pháp lý: hợp đồng mua bán, hợp đồng lao động, giấy phép kinh doanh, công văn đến/đi với cơ quan thuế.

Ngoài ra, đối với từng sắc thuế cụ thể, hồ sơ cần chuẩn bị thêm như sau:

Quy trình thực hiện quyết toán thuế chuẩn

Quy trình quyết toán thuế cơ bản gồm 3 bước như sau:

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

• Chứng từ gốc: Sắp xếp hóa đơn đầu vào, đầu ra, phiếu thu – chi, hợp đồng, biên bản thanh lý… theo thứ tự tháng, quý.
• Báo cáo đã nộp thuế: Báo cáo GTGT, TNDN, TNCN, tình hình sử dụng hóa đơn, báo cáo tài chính…
• Sổ sách kế toán: Nhật ký chung, nhật ký bán – mua hàng, sổ chi tiết công nợ, bảng khấu hao, nhập – xuất – tồn, sổ quỹ tiền mặt và ngân hàng.
• Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng mua bán, lao động, bảng lương, quyết định nhân sự kèm chứng từ liên quan.
• Hồ sơ pháp lý: Giấy phép kinh doanh, điều lệ, giấy phép đầu tư (nếu có).

Bước 2: Nộp hồ sơ quyết toán

Doanh nghiệp có thể nộp online qua trang web của Cục Thuế hoặc trang dịch vụ công của Cơ quan thuế

• Đăng nhập bằng mã số thuế.
• Chọn chức năng Kê khai quyết toán trực tuyến.
• Nhập thông tin, gửi tờ khai kèm file XML.

Bước 3: Nhận kết quả

• Nếu hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế xác nhận hoàn tất nghĩa vụ.
• Nếu có sai sót, doanh nghiệp sẽ được yêu cầu bổ sung, giải trình hoặc khai lại.

>> Xem thêm: Chi tiết các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN

Những lưu ý khi quyết toán thuế

Dưới đây là những lưu ý quan trọng giúp kế toán chuẩn bị tốt và thực hiện kỳ quyết toán thuế chính xác, nhanh chóng:

• Sắp xếp chứng từ khoa học: Đừng để hóa đơn lộn xộn. Hãy kẹp chứng từ theo bộ: Hóa đơn đầu ra + Phiếu thu/Báo có + Hợp đồng + Biên bản thanh lý. Hóa đơn đầu vào + Phiếu chi/Báo nợ + Phiếu nhập kho.
• Rà soát tài khoản ngân hàng: Đảm bảo 100% các giao dịch trên sao kê ngân hàng đã được hạch toán vào sổ sách. 
• Kiểm tra kỹ hợp đồng kinh tế: Mọi hóa đơn giá trị lớn đều cần có hợp đồng và biên bản nghiệm thu đi kèm. Hợp đồng phải quy định rõ điều khoản thanh toán để đối chiếu với thực tế.
• Hồ sơ lương là “điểm nóng”: Cơ quan thuế thường soi kỹ chi phí lương. Hãy đảm bảo Hợp đồng lao động, Bảng chấm công và Bảng lương phải khớp nhau từng con số.
• Đối chiếu công nợ: Cuối năm bắt buộc phải có Biên bản đối chiếu công nợ với khách hàng và nhà cung cấp. Đây là bằng chứng xác thực số dư trên Báo cáo tài chính.
• Hoàn thiện pháp lý: Kiểm tra lại Giấy phép kinh doanh, Giấy chứng nhận đầu tư. Các công văn đi/đến với cơ quan thuế cũng cần được lưu trữ cẩn thận để làm bằng chứng giải trình khi cần.

Sự chuẩn bị kỹ lưỡng ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ đúng pháp luật mà còn tối ưu hóa chi phí và thời gian quyết toán thuế. Mọi thông tin chi tiết liên hệ FPT BizNext để được tư vấn và giải đáp chi tiết nhất.