11 trường hợp hộ kinh doanh không cần sử dụng hoá đơn điện tử
Dựa trên Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các trường hợp cụ thể hộ kinh doanh được miễn hoặc phải dừng sử dụng hoá đơn điện tử bao gồm:
- Có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm.
Đây là nhóm hộ kinh doanh quy mô nhỏ, mức doanh thu thấp nên pháp luật cho phép không bắt buộc áp dụng HĐĐT nhằm giảm chi phí và thủ tục. - Hộ kinh doanh đã chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
Khi mã số thuế không còn hiệu lực, hộ kinh doanh không thể tiếp tục phát hành bất kỳ loại hóa đơn nào, bao gồm hóa đơn điện tử. - Không còn hoạt động tại địa chỉ đăng ký kinh doanh và đã được cơ quan thuế xác nhận.
Việc không hoạt động đúng địa chỉ dẫn đến tạm ngừng sử dụng hóa đơn theo quy định quản lý thuế. - Tạm ngừng kinh doanh hoặc tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử.
Trường hợp này chỉ áp dụng khi hộ kinh doanh đã làm hồ sơ thông báo tạm ngừng đúng thủ tục theo quy định pháp luật. - Chuyển đổi phương pháp tính thuế sang khoán hoặc nộp thuế theo từng lần phát sinh, theo thông báo của cơ quan thuế.
- Bị cơ quan thuế yêu cầu ngừng sử dụng hóa đơn điện tử vì đang bị cưỡng chế nợ thuế.
- Bị phát hiện sử dụng HĐĐT liên quan đến hàng cấm, hàng giả, hàng nhập lậu hoặc hàng xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ, và cơ quan chức năng đã thông báo đến cơ quan thuế.
- Bị khởi tố hoặc bị yêu cầu dừng sử dụng HĐĐT do có hành vi lập hóa đơn khống nhằm chiếm đoạt tài sản.
- Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh khiến hộ kinh doanh không còn đủ điều kiện tiếp tục sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.
- Có hành vi trốn thuế, lợi dụng giấy phép hộ kinh doanh để mua bán, sử dụng hóa đơn bất hợp pháp hoặc sử dụng hóa đơn điện tử không hợp pháp nhằm trốn thuế.
- Được cơ quan thuế đánh giá là có mức độ rủi ro rất cao.
Nhóm rủi ro cao thường được xem xét ngừng sử dụng hóa đơn điện tử để hạn chế nguy cơ gian lận.
Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định
Mức phạt đối với hộ kinh doanh khi không sử dụng hoá đơn điện tử
Ngoài các trường hợp được miễn theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi hộ kinh doanh khác đều phải sử dụng hóa đơn điện tử theo đúng quy định. Việc không tuân thủ có thể dẫn đến xử phạt hành chính đáng kể.
Cụ thể:
Phạt tiền từ 2.000.000 – 4.000.000 đồng đối với các hành vi:
• Lập sai loại hóa đơn;
• Đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nhưng không kết nối, không chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Phạt tiền từ 5.000.000 – 10.000.000 đồng đối với hành vi không lập hoá đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định pháp luật.
Việc thực hiện đúng quy định về hoá đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý cũng như hạn chế bị cơ quan thuế giám sát chặt chẽ hơn.
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử chi tiết nhất cho doanh nghiệp
Lợi ích đối với hộ kinh doanh khi sử dụng hoá đơn điện tử
Dù không phải mọi trường hợp đều bắt buộc, nhưng việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho cả hộ kinh doanh, khách hàng và cơ quan quản lý thuế.
Lợi ích đối với hộ kinh doanh
Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp hộ kinh doanh tối ưu hoạt động và giảm đáng kể chi phí vận hành:
- Giảm mạnh chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản hóa đơn giấy.
- Chủ động xuất hóa đơn mọi thời điểm, kể cả ngoài giờ làm việc.
- Minh bạch doanh thu, hạn chế rủi ro bị ấn định thuế cao.
- Tạo thuận lợi cho việc quản lý tài chính và tiếp cận nguồn vốn vay.
- Tăng tính minh bạch trong giao dịch khi khách hàng có thể đối chiếu thông tin ngay trên hệ thống thuế.
- Với hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền, thao tác xuất hóa đơn diễn ra nhanh chóng tại thời điểm thanh toán.
- Thuận lợi triển khai nhiều máy tính tiền cùng lúc nếu lượng khách hàng đông.
- Hạn chế sai sót vì dữ liệu được gửi theo ngày, không phải gửi từng hóa đơn như hóa đơn có mã.
Lợi ích đối với khách hàng, xã hội
- Ngăn ngừa gian lận, giả mạo hóa đơn, đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch.
- Tạo môi trường kinh doanh công bằng, hạn chế tình trạng bán hàng không xuất hóa đơn.
- Hỗ trợ thương mại điện tử nhờ quy trình đồng bộ từ đặt hàng, xuất hóa đơn đến thanh toán online.
- Tăng khả năng lựa chọn các đơn vị kinh doanh uy tín.
- Doanh nghiệp mua hàng từ hộ kinh doanh có thể ghi nhận chi phí hợp lệ.
- Giảm sử dụng giấy, góp phần bảo vệ môi trường.
Lợi ích đối với cơ quan thuế
- Xây dựng cơ sở dữ liệu hóa đơn toàn diện, phục vụ quản lý hiệu quả.
- Tiết kiệm thời gian, chi phí kiểm tra đối chiếu thông tin.
- Phát hiện nhanh các trường hợp hộ kinh doanh không còn hoạt động đúng địa chỉ đăng ký.
- Ngăn chặn gian lận thuế và hành vi sử dụng hóa đơn bất hợp pháp.
Xem thêm: 5 phần mềm hoá đơn điện tử phổ biến và uy tín hiện nay
