Trước đây, khi nhắc đến “hóa đơn”, người ta thường nghĩ ngay đến tờ hóa đơn đỏ hay hóa đơn bán hàng in giấy. Tuy nhiên, cùng với sự chuyển đổi số trong quản lý thuế, Chính phủ và Bộ Tài chính đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh phải chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
Vậy hóa đơn điện tử là gì, có những loại nào và doanh nghiệp cần tuân thủ những quy định gì khi sử dụng? Bài viết dưới đây của BizNext sẽ giúp bạn nắm rõ tất cả thông tin quan trọng về khái niệm, quy định pháp lý cũng như giới thiệu dịch vụ hóa đơn điện tử FPT.eInvoice – giải pháp đáp ứng đầy đủ chuẩn pháp lý, tiện ích và an toàn cho mọi doanh nghiệp.
Giới thiệu tổng quát về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì?
Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:
“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”
Từ định nghĩa này, có thể phân loại hóa đơn điện tử thành ba hình thức cụ thể:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế trước khi người bán gửi cho người mua.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: do doanh nghiệp tự phát hành và gửi cho người mua, nhưng vẫn phải đảm bảo quy định về định dạng dữ liệu và truyền nhận với cơ quan thuế.
- Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu: được lập từ hệ thống tính tiền của tổ chức, cá nhân bán hàng, có khả năng kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế.
Việc áp dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, đồng thời nâng cao tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý tài chính.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay
Theo Điều 8 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được bổ sung tại Điểm c Khoản 5 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử bao gồm các loại sau:
- Hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, hóa đơn xuất khẩu và các loại hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…
- Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng.
- Các loại hóa đơn này được lập và lưu trữ dưới dạng điện tử, tuân thủ thông lệ quốc tế và quy định pháp luật Việt Nam. Việc phân loại giúp doanh nghiệp sử dụng đúng mẫu, đúng chức năng, đảm bảo chuẩn mực kế toán và pháp lý.
Các quy định sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ
Quy định về việc bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 59 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định:
“Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022. Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đủ điều kiện về hạ tầng công nghệ áp dụng sớm quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử trước thời điểm này.”
Như vậy, kể từ ngày 01/7/2022, toàn bộ doanh nghiệp, tổ chức, hộ và cá nhân kinh doanh tại Việt Nam đều bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử.
Bên cạnh đó, Điều 60 Nghị định 123/2020/NĐ-CP cũng nêu rõ: các doanh nghiệp đã phát hành hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế được phép tiếp tục sử dụng đến hết ngày 30/6/2022, sau đó bắt buộc chuyển đổi hoàn toàn sang hóa đơn điện tử.
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử phải đảm bảo số hóa đơn được lập theo nguyên tắc liên tục, thống nhất và không trùng lặp, mỗi số hóa đơn chỉ được lập một lần duy nhất.
Theo quy định, hóa đơn giấy được xử lý hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không được coi là hóa đơn điện tử.
Một hóa đơn điện tử hợp pháp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Tính toàn vẹn của dữ liệu: nội dung hóa đơn không bị thay đổi từ khi lập đến khi sử dụng, trừ những thay đổi về hình thức hiển thị.
- Khả năng truy cập: dữ liệu trên hóa đơn điện tử có thể được truy cập và sử dụng đầy đủ khi cần thiết.
- Xác thực nguồn gốc: hóa đơn có mã xác thực từ cơ quan thuế hoặc chữ ký số của tổ chức phát hành.
Những nguyên tắc này đảm bảo hóa đơn điện tử có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn giấy, đồng thời tăng tính an toàn và minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Các nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Theo Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Tên, ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn;
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua;
- Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng, đơn giá; thành tiền bằng số và bằng chữ;
- Thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế và tổng giá trị thanh toán;
- Thời điểm lập và ký số hóa đơn;
- Mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã);
- Chữ ký điện tử của người bán, người mua (nếu có);
- Ngôn ngữ, đơn vị tiền tệ và các thông tin khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.
Các yếu tố này giúp hóa đơn điện tử được công nhận hợp pháp, đảm bảo minh bạch trong giao dịch và thuận tiện trong công tác kế toán – khai thuế.
FPT.eInvoice – Dịch vụ hóa đơn điện tử chuẩn pháp lý và tối ưu cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, việc lựa chọn giải pháp phần mềm uy tín, tuân thủ đúng quy định pháp luật là điều vô cùng quan trọng.
FPT.eInvoice, một giải pháp do BizNext phát triển, là dịch vụ hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chứng thực và cấp phép sử dụng, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật, bảo mật và pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Ưu điểm nổi bật của FPT.eInvoice:
- Chuẩn pháp lý tuyệt đối: Đáp ứng đầy đủ quy định về định dạng dữ liệu, truyền nhận thông tin với cơ quan Thuế, hỗ trợ cả hóa đơn có mã và không mã.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình: Lập, ký duyệt, gửi và lưu trữ hóa đơn điện tử mọi lúc, mọi nơi – hoạt động 24/7.
- Tích hợp linh hoạt: Dễ dàng kết nối với các hệ thống ERP, CRM hoặc phần mềm kế toán của doanh nghiệp.
- Báo cáo thuế tiện lợi: Hỗ trợ kết xuất tờ khai GTGT, báo cáo BC26/AC dưới định dạng XML chuẩn của Tổng cục Thuế.
- Bảo mật cao và tiết kiệm chi phí: Lưu trữ dữ liệu an toàn trên nền tảng điện toán đám mây của FPT, giảm tới 80% chi phí in ấn và quản lý.
- Hỗ trợ khách hàng 24/7: Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp, phản hồi nhanh chóng và tận tâm.
Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp, FPT.eInvoice không chỉ là một công cụ quản lý hóa đơn, mà còn là giải pháp chuyển đổi số toàn diện giúp doanh nghiệp vận hành thông minh, tuân thủ pháp lý và nâng cao năng lực cạnh tranh.
