Hướng dẫn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

Việc triển khai hóa đơn điện tử là bước tiến tất yếu trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp Việt Nam, góp phần minh bạch hóa hoạt động thương mại và hiện đại hóa quản lý thuế. Theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, nhiều nhóm đối tượng sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Để doanh nghiệp hiểu rõ và thực hiện đúng quy trình, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn chi tiết về đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo chuẩn pháp luật hiện hành.

Nội dung chính

Hoá đơn điện tử là gì?

Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Xem thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Tìm hiểu giải pháp hoá đơn điện tử FPT.eInvoice

Hóa đơn điện tử được chia thành ba loại cơ bản:

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
Là loại hóa đơn được cấp mã xác thực bởi cơ quan thuế trước khi người bán gửi cho người mua, đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp trong mọi giao dịch.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế
Doanh nghiệp tự phát hành và gửi cho khách hàng nhưng vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định về định dạng dữ liệu và quy trình truyền nhận với hệ thống quản lý của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Được lập từ hệ thống tính tiền có khả năng kết nối và truyền dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính minh bạch trong quản lý doanh thu.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp lý mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ, vận chuyển, đồng thời nâng cao hiệu quả và minh bạch tài chính.

Các trường hợp bắt buộc sử dụng hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP), từ ngày 01/6/2025, các trường hợp sau đây phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, bao gồm:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Có doanh thu hằng năm từ 01 tỷ đồng trở lên.
Có sử dụng máy tính tiền theo quy định tại khoản 2 Điều 90 Luật Quản lý thuế.
Có quy mô doanh thu và lao động đáp ứng tiêu chí của doanh nghiệp siêu nhỏ, thực hiện chế độ kế toán, nộp thuế theo phương pháp kê khai, hoặc thuộc nhóm xác định được doanh thu khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ sử dụng hóa đơn có mã cơ quan thuế (theo khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế).

Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán hàng, dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng

Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác).
Nhà hàng, quán ăn, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống, khách sạn.
Dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ, dịch vụ vui chơi, giải trí, nghệ thuật, chiếu phim, và các hoạt động phục vụ cá nhân khác theo Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.

Việc áp dụng đồng bộ hình thức hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp cơ quan thuế theo dõi chính xác doanh thu thực tế, giảm thất thu ngân sách, đồng thời hạn chế rủi ro gian lận hóa đơn trong hoạt động thương mại – dịch vụ.

Xem thêm: Quy định về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hướng dẫn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử chuẩn pháp luật

Để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp cần thực hiện đầy đủ và đúng trình tự trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau:

Bước 1: Lập tờ khai đăng ký

Lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT.
Điền đầy đủ các thông tin như: tên người nộp thuế, mã số thuế, cơ quan quản lý thuế, người liên hệ, địa chỉ, số điện thoại và email liên hệ.
Nộp tờ khai qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận hồ sơ

Hệ thống điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo xác nhận tiếp nhận hồ sơ đăng ký qua địa chỉ email đã đăng ký.
Trong vòng 01 ngày làm việc, cơ quan thuế xem xét hồ sơ và gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc từ chối đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Sau khi được phê duyệt, doanh nghiệp có thể chính thức phát hành, ký số và sử dụng hóa đơn điện tử cho các giao dịch hàng ngày.

Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử chi tiết nhất cho doanh nghiệp

FPT.eInvoice – Dịch vụ hóa đơn điện tử chuẩn pháp lý và tối ưu cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, việc lựa chọn một nền tảng uy tín, tuân thủ đúng quy định pháp luật là yếu tố then chốt. FPT.eInvoice do BizNext phát triển, là giải pháp hóa đơn điện tử được Tổng cục Thuế chứng nhận và cấp phép, đảm bảo tuân thủ toàn bộ tiêu chuẩn kỹ thuật và pháp lý theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC.

Ưu điểm nổi bật của FPT.eInvoice

Chuẩn pháp lý tuyệt đối: Đáp ứng toàn bộ quy định về định dạng dữ liệu, kết nối truyền nhận với cơ quan Thuế; hỗ trợ đầy đủ hóa đơn có mã và không mã.
Tự động hóa quy trình: Từ lập, ký duyệt, gửi đến lưu trữ hóa đơn đều được thực hiện trực tuyến, 24/7.
Khả năng tích hợp linh hoạt: Dễ dàng kết nối với hệ thống ERP, CRM và các phần mềm kế toán nội bộ.
Báo cáo thuế thông minh: Hỗ trợ xuất tờ khai GTGT, báo cáo BC26/AC theo chuẩn XML của Tổng cục Thuế.
Bảo mật và tiết kiệm: Dữ liệu lưu trữ an toàn trên nền tảng cloud của FPT, giúp doanh nghiệp giảm đến 80% chi phí in ấn và quản lý.
Hỗ trợ 24/7: Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp mọi thời điểm.

Với hơn 10 năm kinh nghiệm triển khai cho hàng trăm nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc, FPT.eInvoice không chỉ là công cụ quản lý hóa đơn mà còn là giải pháp chuyển đổi số toàn diện, giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp lý, vận hành hiệu quả và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Liên hệ ngay FPT BizNext qua hotline 083 201 6336 hoặc để lại thông tin tại form tư vấn để được hỗ trợ nhanh chóng và miễn phí.