Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử chi tiết nhất cho doanh nghiệp

Trong bối cảnh toàn bộ hệ thống hóa đơn tại Việt Nam đã chuyển đổi sang phương thức điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc tra cứu hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc nhằm đảm bảo tính chính xác, minh bạch và hợp pháp của chứng từ kế toán – thuế. Đây là nghiệp vụ mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng phải nắm vững để phục vụ công tác đối chiếu, kê khai và quản lý dữ liệu hóa đơn một cách chuẩn mực theo quy định pháp luật.

Bài viết dưới đây cung cấp hướng dẫn đầy đủ, chi tiết và dễ hiểu nhất, đồng thời giữ nguyên các căn cứ pháp lý hiện hành, hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình khi tra cứu hóa đơn điện tử.

Nội dung chính

Giới thiệu tổng quát về hoá đơn điện tử

Theo Khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi, bổ sung tại Điểm a Khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

“Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế, thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử, do tổ chức hoặc cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối, chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.”

Như vậy, hóa đơn điện tử không chỉ đơn thuần là bản điện tử thay thế hóa đơn giấy, mà còn là một cấu trúc dữ liệu có định dạng chuẩn, được lập – ký số – truyền nhận theo yêu cầu thống nhất của hệ thống quản lý thuế.

Xem thêm: Hoá đơn điện tử là gì? Tìm hiểu giải pháp hoá đơn điện tử FPT.eInvoice

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Đây là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi cho người mua. Mỗi hóa đơn sẽ có:

Mã của cơ quan thuế
Số hóa đơn duy nhất
Dấu thời gian xác thực

Loại hóa đơn này đảm bảo tính minh bạch cao nhất và được áp dụng phổ biến cho doanh nghiệp nhỏ và vừa, hộ/cá nhân kinh doanh.

Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Doanh nghiệp tự phát hành hóa đơn sau khi đáp ứng đầy đủ điều kiện theo quy định. Dù không phải xin mã xác thực trước, nhưng doanh nghiệp vẫn phải định dạng dữ liệu theo chuẩn của Tổng cục Thuế và truyền dữ liệu lên hệ thống đúng hạn.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Hóa đơn được lập trực tiếp trên hệ thống tính tiền tại điểm bán, đồng thời truyền ngay dữ liệu hóa đơn sang cơ quan thuế. Loại hóa đơn này thường được áp dụng tại:

siêu thị
cửa hàng tiện lợi
nhà hàng
cơ sở bán lẻ.

Việc áp dụng hóa đơn điện tử nói chung giúp doanh nghiệp giảm chi phí in ấn, tránh rủi ro thất lạc, tăng tốc độ đối chiếu và góp phần tối ưu quản trị tài chính.

Xem thêm: Hướng dẫn đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử theo quy định

Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử kèm minh hoạ

Theo Thông tư 78 và Nghị định 123, hiện nay doanh nghiệp có thể tra cứu hóa đơn điện tử thông qua ba phương thức chính. Mỗi phương thức phù hợp với một nhu cầu khác nhau.

Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào theo Thông tư 78 (doanh nghiệp đã được cấp tài khoản tra cứu)

Bước 1:

Truy cập cổng tra cứu hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế. Tiếp đó, doanh nghiệp đăng nhập bằng tài khoản tra cứu đã được cơ quan thuế cấp.

Bước 2:

Sau khi đăng nhập, chọn mục “Tra cứu hóa đơn” → “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” → nhấn “Tìm kiếm”.

Hệ thống sẽ hiển thị toàn bộ danh sách hóa đơn điện tử mua vào đã được cơ quan thuế cấp mã.

Cách 2: Tra cứu hóa đơn điện tử theo mã số thuế người bán

Phương thức này không yêu cầu tài khoản đăng nhập.

Bước 1:

Mở website của Tổng cục Thuế

Bước 2:

Nhập các thông tin bắt buộc:

Mã số thuế người bán
Loại hóa đơn
Ký hiệu hóa đơn
Số hóa đơn
Tổng tiền thuế
Tổng tiền thanh toán
Mã captcha hiển thị

Bước 3:

Nhấn “Tìm kiếm”. Hệ thống trả kết quả:

Nếu hóa đơn tồn tại, màn hình sẽ hiển thị thông tin xác thực và trạng thái cấp mã.
Nếu hóa đơn không tồn tại, hệ thống thông báo ngay để doanh nghiệp kiểm tra lại dữ liệu hoặc liên hệ người bán làm rõ.