Việc tra cứu hóa đơn điện tử trên hệ thống của Tổng cục Thuế là một thao tác bắt buộc đối với doanh nghiệp nhằm bảo đảm tính chính xác, hợp lệ và minh bạch của hóa đơn đầu vào. Tuy nhiên, trong quá trình sử dụng, nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng lỗi không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục Thuế, dẫn đến khó khăn khi kê khai và đối chiếu dữ liệu. Để hỗ trợ doanh nghiệp xử lý vấn đề này một cách bài bản và chính xác, bài viết dưới đây tổng hợp hướng dẫn tra cứu, các nguyên nhân thường gặp, đồng thời đưa ra giải pháp khắc phục theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Hướng dẫn cách tra cứu hoá đơn điện tử trên Tổng cục thuế
Theo Thông tư 78 và Nghị định 123, hiện nay có ba phương thức chính để tra cứu hóa đơn điện tử.
- Cách 1: Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào theo tài khoản được cấp (Thông tư 78)
- Cách 2: Tra cứu hóa đơn theo mã số thuế người bán (không cần tài khoản)
- Cách 3: Tra cứu hóa đơn điện tử trên website của nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn
Xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hoá đơn điện tử chi tiết nhất cho doanh nghiệp
Các nguyên nhân cho lỗi không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục thuế
Tình trạng không tra cứu được hóa đơn có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau, bao gồm yếu tố hệ thống, lỗi kỹ thuật hoặc sai sót trong quá trình nhập liệu.
Lỗi hệ thống
- Hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc nhà cung cấp giải pháp hóa đơn đang gặp sự cố hoặc bảo trì
- Tình trạng quá tải do lượng người truy cập lớn
Lỗi từ phía bên bán
- Hóa đơn chưa được ký số hoặc chưa được gửi lên hệ thống thuế
- Thông tin hóa đơn bị sai sót; mặc dù mã số thuế đúng nhưng hệ thống yêu cầu đầy đủ mã tra cứu — thông tin chỉ có trên hóa đơn gốc
Lỗi từ phía người tra cứu
- Nhập sai thông tin (mã số thuế, ký hiệu, số hóa đơn, ngày lập, mã tra cứu…)
- Tra cứu bằng đường link hoặc website giả mạo
Lỗi từ phần mềm hóa đơn điện tử
- Phần mềm bị lỗi, chậm cập nhật dữ liệu
- Không đồng bộ với hệ thống Tổng cục Thuế
- Giao diện gây nhầm lẫn, dễ khiến người dùng nhập sai dữ liệu
Một số nguyên nhân khác
Một số trường hợp doanh nghiệp sử dụng hóa đơn không hợp lệ hoặc hóa đơn giả từ đối tác không minh bạch cũng dẫn đến việc không thể tra cứu trên hệ thống.
Hướng dẫn khắc phục lỗi không tra cứu được hóa đơn điện tử trên Tổng cục thuế
Để khắc phục sự cố hiệu quả, doanh nghiệp có thể thực hiện theo trình tự sau:
Tra cứu lại sau một khoảng thời gian
Nếu hệ thống đang bảo trì hoặc quá tải, hãy chờ vài phút hoặc vài giờ rồi thực hiện lại thao tác tra cứu.
Kiểm tra lại toàn bộ thông tin hóa đơn
- Đảm bảo nhập chính xác các trường dữ liệu như mã số thuế, số hóa đơn, ngày lập, mã tra cứu
- Kiểm tra định dạng thông tin trong trường hợp sử dụng phần mềm
Xác định trạng thái hóa đơn
- Liên hệ bên bán để xác nhận xem hóa đơn đã được phát hành và gửi lên cơ quan thuế chưa
- Trong trường hợp hóa đơn bị thu hồi hoặc hủy, doanh nghiệp cần yêu cầu bên bán cấp lại hóa đơn hợp lệ
Thay đổi trình duyệt hoặc thiết bị
- Thử sử dụng trình duyệt khác
- Xóa cache, cookies
- Đảm bảo kết nối Internet ổn định
Liên hệ bộ phận hỗ trợ
Doanh nghiệp có thể liên hệ tổng đài hỗ trợ của Tổng cục Thuế hoặc đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử để nhận hướng dẫn chi tiết hơn.
