Đối với doanh nghiệp mới thành lập, kê khai thuế lần đầu là một thủ tục bắt buộc và vô cùng quan trọng. Thiếu kinh nghiệm, không nắm rõ quy định có thể dẫn đến những sai lầm nghiêm trọng, gây phát sinh phạt hành chính và làm gián đoạn hoạt động kinh doanh. Để giúp bạn tự tin hơn trong những bước đi đầu tiên, bài viết này sẽ phân tích những sai lầm phổ biến nhất mà các doanh nghiệp mới thường mắc phải khi kê khai thuế lần đầu, đồng thời cung cấp các giải pháp thiết thực để bạn tránh được những rủi ro không đáng có.
Kê khai thuế lần đầu là gì?
Khai thuế lần đầu là một trong những bước pháp lý quan trọng và bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp mới thành lập tại Việt Nam. Đây là quy trình mà theo đó, doanh nghiệp thực hiện các thủ tục đăng ký và kê khai các loại thuế cơ bản với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Tất cả các loại hình công ty doanh nghiệp, từ công ty TNHH, công ty cổ phần, đến doanh nghiệp tư nhân, đều phải tuân thủ quy định này. Việc kê khai thuế lần đầu cần được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định kể từ khi doanh nghiệp được cấp mã số thuế.
Mục đích chính của việc khai thuế lần đầu:
- Xác định thông tin doanh nghiệp: Giúp cơ quan thuế nắm bắt các thông tin cơ bản về pháp nhân, ngành nghề và địa chỉ hoạt động.
- Thiết lập nghĩa vụ thuế: Xác định các loại thuế mà doanh nghiệp phải nộp (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp,…) và phương pháp tính thuế áp dụng.
- Quản lý hoạt động kinh doanh: Đặt nền tảng cho việc quản lý thuế và theo dõi hoạt động tuân thủ của doanh nghiệp trong tương lai.
Nếu không thực hiện kê khai thuế đúng thời hạn, doanh nghiệp có thể bị phạt hành chính. Do đó, việc nắm rõ các quy định về hạn nộp tờ khai thuế lần đầu là vô cùng quan trọng đối với mọi chủ doanh nghiệp mới. Việc này không chỉ là một nghĩa vụ pháp lý mà còn là nền tảng để doanh nghiệp hoạt động minh bạch và chuyên nghiệp.
Những sai lầm thường gặp khi kê khai thuế lần đầu
Không nắm rõ các loại thuế phải nộp và thời hạn kê khai thuế
Nhiều doanh nghiệp mới thành lập thường bối rối không biết mình phải nộp những loại thuế nào và khi nào thì phải kê khai. Điều này dẫn đến việc bỏ sót tờ khai hoặc nộp chậm, gây ra các khoản phạt không đáng có.
>> Xem ngay: 5+ loại thuế doanh nghiệp cần nộp theo quy định pháp luật
Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hãy tìm hiểu kỹ các quy định hiện hành về thuế hoặc tham vấn ý kiến chuyên gia thuế. Lập một bảng theo dõi rõ ràng về các loại thuế, kỳ kê khai và thời hạn nộp để tránh bỏ sót.
Không đăng ký phương pháp kê khai thuế GTGT phù hợp
Doanh nghiệp mới thành lập (trừ một số trường hợp đặc biệt) có thể lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT là khấu trừ hoặc trực tiếp. Việc không đăng ký hoặc lựa chọn sai phương pháp có thể ảnh hưởng lớn đến dòng tiền và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.
Việc không đăng ký đúng thời hạn hoặc đăng ký sai có thể khiến doanh nghiệp bị áp dụng phương pháp không tối ưu hoặc phải thay đổi sau này, gây rắc rối hành chính.
Do đó, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ lưỡng mô hình kinh doanh, dự kiến doanh thu và chi phí đầu vào để lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp nhất.
Chậm nộp tờ khai và tiền thuế so với quy định
Đây là một trong những sai lầm phổ biến nhất và dễ bị phạt nhất. Mỗi loại tờ khai và khoản tiền thuế đều có thời hạn nộp cụ thể. Việc chậm nộp không chỉ bị phạt hành chính mà còn phải chịu lãi chậm nộp, gây thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp.
Thiếu hoặc không đăng ký chữ ký số kịp thời
Trong kỷ nguyên số, chữ ký số là công cụ không thể thiếu để doanh nghiệp thực hiện các giao dịch điện tử với cơ quan thuế, hải quan và các đối tác khác.
Mọi hoạt động kê khai thuế, nộp thuế điện tử, phát hành hóa đơn điện tử đều yêu cầu có chữ ký số hợp lệ. Nếu doanh nghiệp không mua chữ ký số kịp thời hoặc mua rồi nhưng không hoàn tất thủ tục đăng ký sử dụng dịch vụ nộp thuế điện tử với cơ quan thuế và ngân hàng, sẽ không thể thực hiện các nghĩa vụ thuế điện tử, dẫn đến chậm trễ và phát sinh phạt.
Bỏ qua hoặc ghi sổ sách, lưu trữ chứng từ chưa khoa học
Chứng từ, sổ sách kế toán là nền tảng của mọi báo cáo thuế. Việc bỏ qua hoặc quản lý yếu kém khâu này sẽ dẫn đến những hậu quả nghiêm trọng.
Khi cơ quan thuế kiểm tra, mọi số liệu trên tờ khai đều phải được chứng minh bằng chứng từ gốc hợp lệ (hóa đơn, phiếu thu/chi, hợp đồng…). Nếu doanh nghiệp không lưu giữ đầy đủ, hoặc lưu trữ lộn xộn, dễ mất mát, sẽ không thể chứng minh tính hợp pháp của các giao dịch, dẫn đến việc bị truy thu thuế và phạt.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thống lưu trữ chứng từ, sổ sách kế toán một cách khoa học ngay từ đầu. Mỗi giao dịch phát sinh đều phải có hóa đơn, chứng từ đầy đủ, rõ ràng và được ghi chép cẩn thận vào sổ sách kế toán. Nên sử dụng phần mềm kế toán để việc quản lý trở nên hiệu quả hơn.
Không cập nhật các quy định mới về thuế và pháp luật liên quan
Pháp luật thuế Việt Nam có sự thay đổi và bổ sung thường xuyên. Việc không cập nhật kịp thời sẽ khiến doanh nghiệp áp dụng các quy định cũ hoặc bỏ lỡ các ưu đãi mới.
Các Thông tư, Nghị định mới có thể thay đổi cách tính thuế, thời hạn nộp, hoặc đưa ra các chính sách hỗ trợ mới cho doanh nghiệp. Nếu không nắm bắt, doanh nghiệp có thể kê khai sai, không tận dụng được lợi thế hoặc bị phạt do vi phạm quy định mới.
Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi các kênh thông tin chính thống của Cục Thuế, Bộ Tài chính. Đăng ký nhận bản tin từ các đơn vị tư vấn thuế uy tín hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn thuế định kỳ để luôn cập nhật những thay đổi mới nhất.
Việc kê khai thuế lần đầu là một cột mốc quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp mới. Bằng cách nhận diện và tránh được sai lầm phổ biến trên, doanh nghiệp sẽ không chỉ đảm bảo tuân thủ pháp luật mà còn xây dựng được nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ từ các chuyên gia kế toán, thuế hoặc sử dụng các giải pháp phần mềm quản lý thuế để khởi đầu một cách an toàn và hiệu quả nhất.
Liên hệ ngay FPT BizNext để được tư vấn và hỗ trợ tốt nhất về dịch vụ kế toán thuế. Đặc biệt, Quý khách hàng khi sử dụng dịch vụ thành lập công ty trọn gói tại FPT BizNext sẽ được tư vấn & hỗ trợ các thủ tục kê khai thuế quý đầu.
