Trong quá trình hoạt động, việc thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp là điều thường xuyên diễn ra nhằm phù hợp với định hướng phát triển, mô hình tổ chức hoặc quy mô vốn của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020, mọi thay đổi liên quan đến tài sản và nguồn vốn doanh nghiệp, cơ cấu sở hữu, ngành nghề hoặc người đại diện pháp luật đều cần được cập nhật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước thay đổi giấy phép kinh doanh, kèm theo các trường hợp phải thực hiện và hồ sơ tương ứng khi thay đổi trực tiếp hoặc qua mạng.
Trường hợp phải thay đổi giấy phép kinh doanh
Tùy theo nhu cầu thực tế hoặc những phát sinh trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần làm thủ tục thay đổi nội dung trên GPKD trong các trường hợp sau:
- Thay đổi tên công ty: Khi doanh nghiệp muốn xây dựng lại thương hiệu hoặc điều chỉnh tên phù hợp với định hướng mới.
- Thay đổi địa chỉ trụ sở chính: Áp dụng khi doanh nghiệp di chuyển địa điểm kinh doanh sang quận, tỉnh hoặc khu vực khác.
- Bổ sung hoặc rút ngành nghề kinh doanh: Nhằm mở rộng lĩnh vực hoạt động hoặc thu hẹp phạm vi đầu tư.
- Tăng hoặc giảm vốn điều lệ: Khi có sự điều chỉnh về nguồn vốn doanh nghiệp, góp vốn thêm hoặc rút vốn của thành viên.
- Thay đổi thành viên hoặc chủ sở hữu công ty: Liên quan đến việc chuyển nhượng phần vốn góp, cổ phần.
- Thay đổi người đại diện theo pháp luật: Khi công ty bổ nhiệm, miễn nhiệm hoặc thay đổi chức danh điều hành.
- Chuyển đổi loại hình doanh nghiệp: Từ TNHH sang cổ phần hoặc ngược lại.
- Cập nhật thông tin định danh: Ví dụ như thay đổi số CCCD, email, điện thoại, website…
Lưu ý: Trong trường hợp giấy phép bị mất hoặc rách, doanh nghiệp không cần làm thủ tục thay đổi. Chỉ cần yêu cầu cấp lại giấy phép kinh doanh và cập nhật thông tin liên hệ nếu cần thiết.
Xem thêm: Chi tiết hồ sơ đăng ký kinh doanh và thủ tục đăng ký 2025
Hồ sơ, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh trực tiếp
Hình thức nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) là cách làm truyền thống, phù hợp với doanh nghiệp muốn thực hiện nhanh chóng, được hướng dẫn trực tiếp khi nộp hồ sơ. Dưới đây là chi tiết từng trường hợp thay đổi:
Thay đổi tên doanh nghiệp
Hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
- Quyết định của chủ sở hữu hoặc Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị;
- Biên bản họp (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên hoặc công ty cổ phần);
- Thông báo mẫu dấu mới (nếu thay đổi);
- Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật).
Thay đổi địa chỉ trụ sở chính
Thành phần hồ sơ có thể khác nhau tùy vào việc doanh nghiệp chuyển khác quận, khác tỉnh hoặc cùng địa bàn. Các giấy tờ cơ bản gồm:
| Loại hình doanh nghiệp | Hồ sơ cần chuẩn bị | Ghi chú |
| Công ty TNHH/Cổ phần | Thông báo thay đổi GPKD, mẫu dấu, giấy ủy quyền, quyết định và biên bản họp về việc thay đổi địa chỉ | Trường hợp khác tỉnh cần thêm điều lệ và danh sách cổ đông, thành viên |
| Doanh nghiệp tư nhân | Thông báo thay đổi địa chỉ, CMND/CCCD chủ doanh nghiệp | Không cần biên bản họp |
Thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh
Hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi ngành nghề;
- Quyết định và biên bản họp của cơ quan quản lý doanh nghiệp;
- Giấy ủy quyền (nếu có).
Tăng, giảm vốn điều lệ
Khi doanh nghiệp muốn điều chỉnh tài sản và nguồn vốn doanh nghiệp, cần chuẩn bị:
- Thông báo thay đổi vốn điều lệ;
- Quyết định và biên bản họp của cơ quan quản lý doanh nghiệp;
- Giấy xác nhận góp vốn của thành viên mới (nếu có);
- CMND/CCCD/hộ chiếu của thành viên mới;
- Giấy ủy quyền (nếu cần).
Thay đổi thành viên hoặc chủ sở hữu công ty
Hồ sơ bao gồm:
- Biên bản họp, quyết định thay đổi thành viên
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp
- Danh sách thành viên mới
- Hợp đồng chuyển nhượng vốn góp
- Giấy tờ cá nhân của thành viên mới
- Giấy ủy quyền (nếu có).
Thay đổi người đại diện theo pháp luật
Cần chuẩn bị:
- Thông báo thay đổi người đại diện
- Quyết định và biên bản họp của cơ quan quản lý doanh nghiệp
- CMND/CCCD/hộ chiếu của người đại diện mới
- Giấy ủy quyền (nếu người khác nộp hồ sơ).
Thay đổi loại hình doanh nghiệp
Tùy theo hình thức chuyển đổi, doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ tương ứng:
| Trường hợp chuyển đổi | Hồ sơ bắt buộc |
| TNHH 2TV → TNHH MTV | Giấy đề nghị đăng ký, điều lệ công ty mới, hợp đồng chuyển nhượng vốn, biên bản họp và quyết định chuyển đổi |
| TNHH 2TV → Cổ phần | Giấy đề nghị, điều lệ, danh sách cổ đông sáng lập, biên bản họp, quyết định chuyển đổi, giấy tờ cá nhân cổ đông sáng lập |
- Nơi tiếp nhận hồ sơ: Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh/thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
Thời gian giải quyết: 03–05 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Hồ sơ, thủ tục thay đổi giấy phép kinh doanh qua mạng
Trong xu thế chuyển đổi số, hình thức nộp hồ sơ thay đổi GPKD trực tuyến ngày càng được ưa chuộng nhờ sự tiện lợi, tiết kiệm chi phí và dễ dàng quản lý hồ sơ điện tử. Phương thức này giúp doanh nghiệp:
- Chủ động thời gian nộp hồ sơ mà không phụ thuộc vào giờ hành chính;
- Giảm chi phí đi lại, in ấn và chờ đợi;
- Dễ dàng lưu trữ, tra cứu hồ sơ;
- Hạn chế tình trạng quá tải tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong hai cách sau:
Cách 1: Nộp hồ sơ bằng tài khoản đăng ký kinh doanh
Đăng ký tài khoản tại trang web Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.
Chuẩn bị hồ sơ điện tử đầy đủ, đính kèm bản scan các tài liệu cần thiết.
Trường hợp ủy quyền, cần có văn bản ủy quyền hợp lệ giữa người nộp và người được ủy quyền.
Cách 2: Nộp hồ sơ bằng chữ ký số điện tử (token)
Doanh nghiệp cần mua chữ ký số được cấp phép bởi nhà cung cấp hợp pháp.
Sau khi ký số, hồ sơ được gửi trực tiếp lên hệ thống đăng ký doanh nghiệp quốc gia.
Nhận kết quả
Sau khi hồ sơ được phê duyệt, doanh nghiệp sẽ nhận Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký điện tử. Đem giấy biên nhận này đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT để nhận kết quả chính thức.
Nếu hồ sơ chưa hợp lệ, hệ thống sẽ gửi thông báo chi tiết các nội dung cần sửa đổi để doanh nghiệp điều chỉnh và nộp lại.
