Nhiều chủ doanh nghiệp thường băn khoăn về thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp bao gồm những gì để đảm bảo hoạt động đúng quy định pháp luật. Trên thực tế, sau khi có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp chưa thể ngay lập tức đi vào hoạt động mà cần hoàn thiện một loạt thủ tục bắt buộc. Những thủ tục này không chỉ liên quan đến thuế, bảo hiểm, hóa đơn mà còn gắn liền với uy tín và sự vận hành lâu dài của công ty. Dưới đây, Biznext tổng hợp chi tiết các thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp để bạn dễ dàng triển khai.
Nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Thủ tục sau khi thành lập doanh nghiệp cần được ưu tiên là nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính.
Bộ hồ sơ thường gồm:
- Tờ khai đăng ký phương pháp kế toán
- Quyết định bổ nhiệm giám đốc
- Quyết định bổ nhiệm kế toán
- Phương pháp trích khấu hao tài sản cố định
- Tờ khai lệ phí môn bài
- Phiếu đăng ký trao đổi thông tin điện tử.
Trong đó, tờ khai lệ phí môn bài là thủ tục quan trọng nhất và phải nộp trước ngày 30/01 của năm sau. Doanh nghiệp mới được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu theo Nghị định 22/2020/NĐ-CP, tuy nhiên vẫn phải nộp tờ khai để cơ quan thuế quản lý. Trường hợp nộp chậm, doanh nghiệp sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt tăng dần theo số ngày chậm nộp.
| Số tiền phạt chậm nộp = Mức lệ phí môn bài x 0.03% x Số ngày chậm nộp |
Một điểm cần lưu ý là doanh nghiệp phải cân nhắc kỹ ngày bắt đầu hoạt động. Nếu thành lập vào cuối tháng, việc lựa chọn ngày đầu tháng sau để khởi đầu kinh doanh sẽ giúp giảm bớt thủ tục hành chính và hồ sơ liên quan đến thuế.
Xem thêm: 5+ loại thuế doanh nghiệp cần nộp theo quy định của pháp luật
Mua chữ ký số
Chữ ký số là công cụ điện tử bắt buộc đối với mọi doanh nghiệp để thực hiện khai thuế, nộp thuế, ký hợp đồng trực tuyến và tham gia các giao dịch điện tử khác. Về hình thức, chữ ký số thường dưới dạng USB token, chỉ được cấp cho một doanh nghiệp nhưng một công ty có thể sở hữu nhiều chữ ký số tùy nhu cầu.
Sau khi mua chữ ký số từ đơn vị cung cấp được cấp phép, doanh nghiệp phải đăng ký với cơ quan thuế và ngân hàng để chính thức sử dụng. Chữ ký số giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, chi phí in ấn và quản lý hồ sơ hiệu quả hơn. Đây cũng là công cụ quan trọng để tham gia vào hệ thống hóa đơn điện tử và bảo hiểm xã hội trực tuyến.
Làm con dấu công ty
Theo Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định về hình thức, số lượng và nội dung con dấu. Tuy nhiên, con dấu vẫn giữ vai trò quan trọng trong việc xác nhận tính pháp lý của hợp đồng, văn bản và giao dịch của công ty.
Biznext khuyến nghị các công ty mới thành lập nên làm con dấu ngay sau khi có giấy phép kinh doanh để phục vụ cho việc ký kết hợp đồng, thủ tục ngân hàng và các giao dịch hành chính. Việc không sử dụng hoặc không quản lý chặt chẽ con dấu có thể gây khó khăn trong hoạt động cũng như tiềm ẩn rủi ro pháp lý.
Đăng ký hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, tất cả doanh nghiệp đều bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử. Sau khi mua chữ ký số, doanh nghiệp cần đăng ký phát hành hóa đơn điện tử với cơ quan thuế để được chấp thuận.
Hóa đơn điện tử không chỉ đáp ứng yêu cầu pháp luật mà còn giúp doanh nghiệp quản lý chi phí, dữ liệu giao dịch và kê khai thuế nhanh chóng. Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thực hiện theo các bước sau:
Bước 1: Điền tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT).
Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan quản lý thuế bằng cách nộp trực tiếp hoặc nộp online tại Cổng thông tin điện tử của Tổng cục thuế.
Bước 3: Sau 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ thông báo kết quả đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nếu cơ quan thông báo chấp nhận: Bạn được xuất hóa đơn theo mẫu mới nhất quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
- Nếu cơ quan thông báo từ chối: Bạn chỉnh sửa, bổ sung nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế và nộp lại từ đầu.
Bước 4: Sau khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thành công, bạn phải tiến hành hủy hóa đơn cũ và làm báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn mới đăng ký.
Treo bảng hiệu công ty tại trụ sở chính
Tên doanh nghiệp phải được gắn hoặc viết rõ ràng tại trụ sở chính, chi nhánh và văn phòng đại diện theo Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020. Đây không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là yếu tố quan trọng để cơ quan quản lý kiểm tra tính hợp pháp của doanh nghiệp.
Nếu không treo bảng hiệu, công ty có thể bị xử phạt hành chính từ 10 đến 15 triệu đồng, nặng hơn có thể bị khóa mã số thuế theo Nghị định 50/2016/NĐ-CP. Do đó, việc treo bảng hiệu cần được thực hiện ngay sau khi công ty đi vào hoạt động.
Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
Để phục vụ giao dịch, đặc biệt là các khoản chi trả từ 20 triệu đồng trở lên phải thực hiện qua hình thức chuyển khoản, doanh nghiệp bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng riêng. Sau khi mở, trong vòng 10 ngày, doanh nghiệp cần thông báo số tài khoản cho Sở Kế hoạch và Đầu tư để quản lý.
Một công ty có thể mở nhiều tài khoản tại các ngân hàng khác nhau tùy nhu cầu, nhưng mỗi tài khoản chỉ sử dụng cho một doanh nghiệp duy nhất. Đây là bước quan trọng để đảm bảo hoạt động tài chính minh bạch và tuân thủ pháp luật.
Đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động
Khi ký hợp đồng lao động chính thức, doanh nghiệp có trách nhiệm tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp cho người lao động. Theo Quyết định 772/QĐ-BHXH, trong vòng 30 ngày kể từ ngày ký hợp đồng, công ty phải nộp hồ sơ đăng ký tham gia bảo hiểm tại cơ quan bảo hiểm xã hội quản lý.
Bộ hồ sơ bao gồm tờ khai đơn vị tham gia bảo hiểm, danh sách lao động tham gia và các giấy tờ liên quan khác. Đây không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là quyền lợi thiết thực dành cho người lao động, góp phần xây dựng uy tín và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Hoàn thiện các điều kiện về vốn, chứng chỉ và giấy phép con
Một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện đòi hỏi doanh nghiệp phải có chứng chỉ hành nghề, giấy phép con hoặc vốn pháp định. Vì vậy, sau khi thành lập, công ty cần rà soát lại để bổ sung đầy đủ, tránh bị xử phạt hoặc hạn chế trong hoạt động.
Đồng thời, doanh nghiệp phải thực hiện góp đủ vốn điều lệ trong vòng 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Nếu không thể góp đủ vốn trong thời hạn này, công ty buộc phải làm thủ tục điều chỉnh vốn điều lệ để phù hợp với thực tế.
