Trong bối cảnh kinh doanh hiện đại, minh bạch và tuân thủ pháp luật là yếu tố then chốt cho sự phát triển bền vững của mọi doanh nghiệp cũng như đảm bảo quyền lợi thiết yếu của khách hàng. Tuy nhiên, thực tế đáng lo ngại hiện nay là không ít doanh nghiệp vẫn chưa thực hiện nghiêm túc việc xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Đây không chỉ là hành vi vi phạm quy định pháp luật mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro cho chính khách hàng và doanh nghiệp sử dụng dịch vụ. Vì vậy, việc chủ động yêu cầu xuất hóa đơn khi sử dụng dịch vụ là một bước quan trọng để đảm bảo quyền lợi hợp pháp và sự an toàn trong kinh doanh. Hãy cùng FPT BizNext tìm hiểu tầm quan trọng của hóa đơn điện tử trong giao dịch kinh doanh và tại sao cần phải yêu cầu điều này!
Thực trạng và những rủi ro khi khách hàng không yêu cầu hóa đơn
Theo quy định, các đơn vị cung cấp dịch vụ phải xuất hóa đơn cho khách hàng. Tuy nhiên, vẫn có một số tổ chức, cá nhân “lách luật” bằng cách không xuất hóa đơn, với mục đích giảm thiểu nghĩa vụ thuế hoặc tối ưu lợi ích ngắn hạn cho chính mình.
Về phía khách hàng, nhiều người còn chủ quan, nghĩ rằng không có hóa đơn cũng không ảnh hưởng gì, miễn sao dịch vụ được thực hiện. Nhưng thực chất, việc thiếu hóa đơn có thể kéo theo những rủi ro pháp lý và tài chính lâu dài.
Một trong những rủi ro rõ ràng nhất khi không có hóa đơn là chi phí dịch vụ sẽ không được công nhận là chi phí hợp lệ trong quá trình quyết toán thuế. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp mất đi quyền khấu trừ thuế giá trị gia tăng và có thể phải gánh thêm các khoản thuế ngoài dự kiến.
Bên cạnh đó, hóa đơn còn là bằng chứng pháp lý cho giao dịch. Nếu không có hóa đơn, khi xảy ra tranh chấp với đơn vị cung cấp dịch vụ, khách hàng sẽ gặp khó khăn trong việc chứng minh quyền lợi của mình. Thậm chí, trong trường hợp cơ quan thuế kiểm tra, doanh nghiệp sử dụng dịch vụ không hóa đơn có thể bị loại chi phí, dẫn đến bị truy thu hoặc xử phạt.
Hóa đơn điện tử – Bằng chứng pháp lý vững chắc cho mọi giao dịch
Trái ngược với những rủi ro kể trên, việc yêu cầu hóa đơn đầy đủ mang lại nhiều lợi ích thiết thực như sau:
Bằng chứng xác thực giao dịch: Hóa đơn là tài liệu hợp pháp duy nhất xác nhận rằng một giao dịch mua bán dịch vụ (hoặc hàng hóa) đã thực sự diễn ra giữa hai bên. Nó ghi rõ thông tin của người bán, người mua, nội dung dịch vụ, số lượng, đơn giá, tổng giá trị, và ngày thực hiện giao dịch. Đây là cơ sở để cả hai bên có thể đối chiếu và xác nhận các cam kết đã thỏa thuận.
Công cụ bảo vệ quyền lợi khi tranh chấp: Trong trường hợp không may xảy ra mâu thuẫn hoặc tranh chấp về chất lượng dịch vụ, thời gian thực hiện, hoặc các điều khoản hợp đồng khác, hóa đơn chính là bằng chứng pháp lý mạnh mẽ nhất. Nó sẽ là cơ sở để bạn trình bày với cơ quan chức năng hoặc tòa án, giúp bạn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình. Thiếu hóa đơn, việc chứng minh giao dịch và yêu cầu bồi thường (nếu có) sẽ trở nên vô cùng khó khăn, thậm chí là bất khả thi.
Hạch toán chi phí hợp lệ: Theo quy định của pháp luật về kế toán và thuế, mọi chi phí phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh (bao gồm cả chi phí dịch vụ tư vấn, phần mềm, quảng cáo, v.v.) phải có hóa đơn, chứng từ hợp lệ thì mới được phép hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi phí đúng cách là nền tảng để tính toán lợi nhuận chính xác.
Khấu trừ thuế GTGT: Nếu doanh nghiệp của bạn thuộc đối tượng kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và dịch vụ bạn sử dụng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT, hóa đơn giá trị gia tăng sẽ cho phép bạn khấu trừ số thuế GTGT đầu vào. Điều này giúp giảm tổng số thuế GTGT mà doanh nghiệp phải nộp cho nhà nước, tối ưu hóa dòng tiền.
Quyết toán thuế TNDN: Khi đến kỳ quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), cơ quan thuế sẽ kiểm tra rất kỹ các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã hạch toán. Bất kỳ chi phí nào không có hóa đơn, chứng từ hợp lệ sẽ bị loại trừ khi tính thuế, tức là doanh nghiệp phải chịu thuế trên khoản chi phí đó. Điều này không chỉ làm tăng nghĩa vụ thuế mà còn có thể dẫn đến việc bị truy thu thuế và xử phạt hành chính do sai phạm trong kê khai.
Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn khẳng định sự chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp dịch vụ. Một công ty uy tín, minh bạch sẽ luôn sẵn sàng xuất hóa đơn cho khách hàng, qua đó tạo dựng niềm tin và đảm bảo lợi ích lâu dài cho cả hai bên.
Khách hàng cần làm gì để tránh rủi ro khi đối tác không xuất hóa đơn?
Để tránh rơi vào tình trạng rủi ro, khách hàng nên chủ động yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ xuất hóa đơn ngay từ khi ký kết hợp đồng. Đây không chỉ là quyền lợi chính đáng, mà còn là cách để doanh nghiệp khẳng định sự tuân thủ pháp luật trong hoạt động kinh doanh của mình.
Ngoài ra, khi lựa chọn đối tác, khách hàng nên xem tiêu chí minh bạch về hóa đơn, chứng từ là một yếu tố quan trọng để đánh giá sự uy tín và chuyên nghiệp của đơn vị cung cấp dịch vụ.
FPT BizNext – Minh bạch và tuân thủ tuyệt đối quy định pháp luật
Tại FPT BizNext, chúng tôi hiểu rõ tầm quan trọng của sự minh bạch và tuân thủ pháp luật trong mọi giao dịch. Đây không chỉ là nghĩa vụ mà còn là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của chúng tôi.
Cam kết xuất hóa đơn điện tử 100%: Đối với mọi dịch vụ mà FPT BizNext cung cấp – từ tư vấn và thực hiện thủ tục thành lập doanh nghiệp, thay đổi đăng ký kinh doanh, đến cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử FPT.eInvoice và các dịch vụ kế toán thuế chuyên nghiệp – FPT BizNext luôn đảm bảo xuất hóa đơn điện tử hợp lệ ngay lập tức. Chúng tôi tuân thủ tuyệt đối các quy định mới nhất của pháp luật về hóa đơn điện tử, đặc biệt là hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo chỉ đạo của Chính phủ.
Giải pháp hóa đơn điện tử FPT.eInvoice giúp doanh nghiệp tự động xác thực hóa đơn với cơ quan thuế, giảm thiểu rủi ro về sai sót, gian lận và đảm bảo tính chính xác, đồng thời hỗ trợ minh bạch hóa dữ liệu tài chính.
Giải pháp toàn diện, đồng hành cùng doanh nghiệp: FPT BizNext không chỉ cung cấp các dịch vụ chất lượng cao mà còn là đối tác đáng tin cậy, đồng hành cùng doanh nghiệp bạn trong suốt quá trình hoạt động. Chúng tôi giúp bạn không chỉ thực hiện đúng các thủ tục pháp lý mà còn đảm bảo mọi giao dịch đều được ghi nhận minh bạch, đúng luật, giúp doanh nghiệp an tâm tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Kết luận
Trong bối cảnh nhiều đơn vị né tránh việc xuất hóa đơn, khách hàng cần tỉnh táo và chủ động hơn trong việc bảo vệ quyền lợi. Hóa đơn không chỉ là phương tiện để hợp thức hóa chi phí, mà còn là “chìa khóa” đảm bảo sự minh bạch, an toàn và phát triển bền vững cho cả khách hàng và doanh nghiệp. Lựa chọn hợp tác với những đơn vị uy tín, luôn xuất hóa đơn đúng quy định, chính là cách để bạn xây dựng nền tảng kinh doanh vững chắc và lâu dài.
