Trong quá trình hoạt động và phát triển, việc điều chỉnh vốn điều lệ là một nhu cầu tất yếu của các công ty TNHH nhằm đáp ứng yêu cầu kinh doanh, tăng cường năng lực tài chính hoặc tái cơ cấu. Tuy nhiên, để thực hiện thay đổi vốn điều lệ một cách hợp pháp, doanh nghiệp cần nắm rõ các quy định về hồ sơ và thủ tục hành chính.
Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết về hồ sơ, thủ tục thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH, cùng với những lưu ý quan trọng, đặc biệt là các cập nhật mới nhất có hiệu lực từ ngày 01/07/2025, giúp doanh nghiệp tránh những sai sót không đáng có và hoàn tất thủ tục một cách hiệu quả.
Hồ sơ thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH
Trường hợp đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH, công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở chính. Hồ sơ bao gồm các giấy tờ sau đây:
a) Giấy đề nghị đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp;
b) Bản sao hoặc bản chính nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên; của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh; của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc thay đổi vốn điều lệ;
c) Bản sao hoặc bản chính biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên về việc thay đổi vốn điều lệ;
d) Bản chính hoặc bản sao giấy tờ chứng minh việc góp vốn, mua cổ phần đã được thanh toán tương ứng với phần vốn điều lệ đăng ký tăng trong trường hợp công ty đăng ký tăng vốn điều lệ;
đ) Bản sao văn bản của Cơ quan đăng ký đầu tư chấp thuận về việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của nhà đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài đối với trường hợp phải thực hiện thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định của Luật Đầu tư.
(Theo Điều 44 Nghị định 168/2025/NĐ-CP)
Thủ tục thay đổi vốn điều lệ của doanh nghiệp
Bước 1: Công ty gửi hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp đến Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Tài chính tỉnh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở;
Bước 2: Sau khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh gửi giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả cho người nộp hồ sơ;
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp nếu hồ sơ chưa hợp lệ (nếu có);
Bước 4: Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.
Lưu ý: Căn cứ Thông tư 68/2025/TT-BTC, từ ngày 01/07/2025 doanh nghiệp khi chuẩn bị hồ đăng ký thay đổi vốn lệ thì thực hiện kê khai theo Mẫu số 12 ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Lưu ý khi đăng ký thay đổi vốn điều lệ công ty TNHH
Dưới đây là những lưu ý quan trọng dành cho doanh nghiệp khi đăng ký thay đổi vốn điều lệ, đặc biệt là các thay đổi có hiệu lực từ ngày 01/07/2025:
Cập nhật thông tin đồng bộ từ 01/07/2025:
Từ ngày 01/07/2025, khi thực hiện đăng ký thay đổi vốn điều lệ, doanh nghiệp bắt buộc phải đồng thời cập nhật các thông tin sau:
- Địa chỉ trụ sở chính của công ty.
- Địa chỉ liên lạc của chủ sở hữu (đối với doanh nghiệp tư nhân, công ty TNHH một thành viên là cá nhân), thành viên (đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên, công ty hợp danh) và người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
Bổ sung thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi (nếu có):
Nếu doanh nghiệp có thông tin về chủ sở hữu hưởng lợi, cần phải bổ sung đầy đủ thông tin này theo Mẫu số 10 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư 68/2025/TT-BTC.
Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên:
Khi công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đăng ký thay đổi vốn điều lệ, cần phải thực hiện việc đăng ký thay đổi phần vốn góp và tỷ lệ phần vốn góp của từng thành viên trong công ty.
Tuân thủ thời hạn đăng ký:
Doanh nghiệp có nghĩa vụ đăng ký thay đổi vốn điều lệ với cơ quan đăng ký kinh doanh trong vòng 10 ngày làm việc kể từ ngày có quyết định về việc thay đổi vốn điều lệ. Nếu quá thời hạn này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.
Việc tuân thủ các quy định trên không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn tất thủ tục một cách hợp lệ mà còn tránh được các rủi ro pháp lý và xử phạt không đáng có.
Việc thay đổi vốn điều lệ là một thủ tục pháp lý quan trọng, đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng về hồ sơ và tuân thủ chặt chẽ các quy định về trình tự. Nắm vững các bước và tuân thủ thời hạn quy định không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ pháp lý mà còn củng cố nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững. Liên hệ FPT BizNext để được tư vấn và giải quyết mọi vướng mắc liên quan đến vốn điều lệ.
