6 Lỗi đặt tên doanh nghiệp khiến hồ sơ bị trả lại

Nhiều doanh nghiệp nghĩ rằng chỉ cần chọn một cái tên hay là có thể đăng ký thành công. Tuy nhiên trên thực tế, không ít hồ sơ thành lập công ty bị trả lại chỉ vì lỗi đặt tên doanh nghiệp do vi phạm quy định hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã tồn tại. Đây là một trong những lỗi phổ biến nhất khi tự đăng ký kinh doanh online qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Theo kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thủ tục thành lập công ty, FPT BizNext nhận thấy phần lớn trường hợp bị từ chối đều xuất phát từ những lỗi đặt tên quen thuộc nhưng rất dễ bị bỏ qua. Trong bài viết dưới đây, FPT BizNext sẽ tổng hợp những lỗi thường gặp khi đặt tên doanh nghiệp, đồng thời phân tích quy định pháp luật hiện hành, ví dụ thực tế và cách xử lý để giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa nguy cơ bị trả hồ sơ.

Tên doanh nghiệp gồm những thành phần nào?

Trước khi điểm các lỗi thường gặp, cần hiểu đúng cấu trúc bắt buộc của một tên doanh nghiệp hợp lệ.

Theo khoản 1 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên doanh nghiệp phải bao gồm đúng hai thành tố theo thứ tự:

Thứ nhất là loại hình doanh nghiệp – bao gồm các cụm từ được quy định cụ thể như “Công ty trách nhiệm hữu hạn” (hoặc “Công ty TNHH”), “Công ty cổ phần” (hoặc “Công ty CP”), “Công ty hợp danh”, “Doanh nghiệp tư nhân” (hoặc “DNTN”).

Thứ hai là tên riêng – phần phân biệt giữa các doanh nghiệp với nhau, được viết bằng chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu.

Hiểu rõ cấu trúc này là nền tảng để tránh phần lớn các lỗi dưới đây:

Lỗi 1: Đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với doanh nghiệp đã đăng ký

Đây là lỗi phổ biến nhất, chiếm tỷ lệ cao nhất trong các trường hợp hồ sơ bị trả về.

Theo khoản 1 Điều 38 và Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được đặt tên trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của doanh nghiệp đã đăng ký trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.

Tên trùng hoàn toàn là gì?

Theo điểm a khoản 1 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020: tên trùng là tên tiếng Việt của doanh nghiệp đề nghị đăng ký được viết hoàn toàn giống với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.

Tên gây nhầm lẫn bao gồm những trường hợp nào?

Theo khoản 2 Điều 41 Luật Doanh nghiệp 2020, tên gây nhầm lẫn bao gồm:

• Tên đọc giống nhau khi phát âm: ví dụ “Công ty Hải Minh” và “Công ty Hài Minh”.
• Tên chỉ khác nhau bởi ký hiệu “&”, “+”, “-“, “.” hoặc các chữ số, chữ cái ít khác biệt về mặt thị giác.
• Tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên tiếng nước ngoài dịch ra có nghĩa tương đồng với tên tiếng Việt của doanh nghiệp đã đăng ký.
• Tên chỉ khác nhau bởi các từ như “tân”, “mới”, “miền Bắc”, “miền Nam”, “miền Trung” mà không thêm yếu tố phân biệt thực chất.

Ví dụ thực tế: Công ty đang hoạt động có tên “Công ty TNHH Giải pháp Công nghệ Alpha”. Bạn muốn đặt tên “Công ty TNHH Công nghệ Giải pháp Alpha” – đảo vị trí từ nhưng phát âm và ý nghĩa gần như giống nhau. Hồ sơ vẫn có nguy cơ bị từ chối vì “gây nhầm lẫn”.

Cách xử lý: Tra cứu tên trước khi nộp hồ sơ tại Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (dangkykinhdoanh.gov.vn). Nếu tên đã tồn tại, thêm yếu tố phân biệt có ý nghĩa thực chất như tên địa danh cụ thể, tên sáng lập viên, hoặc từ khóa ngành nghề đặc trưng.

Lỗi 2: Sử dụng tên cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị làm tên riêng

Nhiều doanh nghiệp muốn tạo sự tin tưởng cho thương hiệu bằng cách gắn tên của các cơ quan uy tín vào tên doanh nghiệp. Đây là lỗi vi phạm thẳng vào điều cấm của luật.

Theo khoản 2 Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp không được sử dụng tên cơ quan nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân, tên của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp để làm toàn bộ hoặc một phần tên riêng của doanh nghiệp – trừ trường hợp có văn bản chấp thuận của cơ quan, đơn vị hoặc tổ chức đó.

Cách xử lý: Tuyệt đối không dùng các từ như: Bộ, Sở, Cục, Vụ, Ủy ban, Hội đồng, Viện, Công an, Quân đội, Đảng, Đoàn… làm tên riêng, trừ khi có văn bản chấp thuận kèm theo hồ sơ.

Lỗi 3: Dùng từ ngữ vi phạm thuần phong mỹ tục hoặc lịch sử dân tộc

Lỗi này ít phổ biến hơn nhưng thường gây bất ngờ vì ranh giới đánh giá không hoàn toàn rõ ràng trong luật và phụ thuộc vào phán xét của cơ quan đăng ký.

Theo khoản 3 Điều 38 Luật Doanh nghiệp 2020, nghiêm cấm sử dụng từ ngữ, ký hiệu vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc làm tên doanh nghiệp.

Trong thực tế, cơ quan đăng ký kinh doanh có quyền từ chối những tên có yếu tố khiêu dâm, bạo lực, xúc phạm danh dự cộng đồng, hoặc có hàm ý tiêu cực đối với lịch sử và văn hóa dân tộc.

Cách xử lý: Trước khi đặt tên có yếu tố ngôn ngữ đặc biệt, từ nước ngoài ít phổ biến hoặc ký tự lạ, nên tham khảo ý kiến tư vấn pháp lý trước. Tránh tên có âm đọc hoặc nghĩa có thể bị diễn giải tiêu cực dưới góc độ văn hóa.

Lỗi 4: Đặt tên tiếng nước ngoài hoặc tên viết tắt không đúng quy định

Nhiều doanh nghiệp muốn có thêm tên tiếng Anh và tên viết tắt để phục vụ giao dịch quốc tế, nhưng vi phạm ngay ở khâu trình bày.

Theo Điều 39 Luật Doanh nghiệp 2020:

• Tên doanh nghiệp bằng tiếng nước ngoài phải là tên dịch từ tên tiếng Việt sang một trong các tiếng nước ngoài hệ chữ La-tinh. Tên riêng có thể giữ nguyên hoặc dịch theo nghĩa tương ứng sang tiếng nước ngoài.
• Phần tên bằng tiếng nước ngoài in khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt trên các giấy tờ giao dịch và bảng hiệu.
• Tên viết tắt được rút gọn từ tên tiếng Việt hoặc tên tiếng nước ngoài.

Lỗi thường gặp:

• Đặt tên tiếng Anh có nội dung hoàn toàn khác với tên tiếng Việt – không được phép vì bản chất tên nước ngoài phải là bản dịch của tên tiếng Việt.
• Tên viết tắt trùng với tên viết tắt của doanh nghiệp đã đăng ký – dù tên đầy đủ không trùng – vẫn bị coi là gây nhầm lẫn.
• In tên tiếng Anh với cỡ chữ bằng hoặc lớn hơn tên tiếng Việt trên bảng hiệu và giấy tờ.

Cách xử lý: Tên tiếng Anh phải phản ánh đúng nội dung tên tiếng Việt. Kiểm tra tên viết tắt dự kiến trong Cơ sở dữ liệu quốc gia trước khi nộp.

Lỗi 5: Sử dụng ký tự không được phép trong tên riêng

Theo Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020, tên riêng được viết bằng:

• Các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt (bao gồm đầy đủ các chữ có dấu)
• Các chữ F, J, Z, W (đây là 4 chữ cái không có trong bảng chữ cái tiếng Việt nhưng được phép dùng thêm)
• Chữ số (0–9)
• Ký hiệu được cho phép

Lỗi thường gặp:

• Dùng các ký tự đặc biệt không thuộc danh sách cho phép
• Chèn emoji hoặc ký tự Unicode đặc biệt vào tên.
• Dùng chữ thường toàn bộ cho phần loại hình doanh nghiệp (ví dụ: “công ty tnhh” thay vì “Công ty TNHH”).

Ngoài ra, nhiều hồ sơ còn gặp lỗi do cách viết tên doanh nghiệp không thống nhất giữa các tài liệu. Ví dụ trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp ghi “Công ty TNHH ABC”, nhưng trong Điều lệ công ty lại ghi “Công ty TNHH Một Thành Viên ABC”. Dù nội dung gần giống nhau, hệ thống vẫn có thể đánh giá đây là thông tin không đồng nhất và yêu cầu sửa đổi hồ sơ.

Một lỗi khác cũng khá phổ biến là ghi sai phần loại hình doanh nghiệp, chẳng hạn viết toàn bộ bằng chữ thường như “công ty tnhh” hoặc thiếu thành tố loại hình trong một số biểu mẫu. Những sai lệch nhỏ này tưởng không quan trọng nhưng vẫn có thể khiến hồ sơ bị trả về để bổ sung.

Cách xử lý: Kiểm tra kỹ toàn bộ hồ sơ trước khi nộp, đảm bảo tên doanh nghiệp được viết thống nhất tuyệt đối ở tất cả tài liệu, đúng chính tả, đúng định dạng và không sử dụng ký tự không hợp lệ.

Lỗi 6: Tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã được bảo hộ

Đây là lỗi nhiều người bỏ qua nhất vì không biết rằng hệ thống kiểm tra tên doanh nghiệp và hệ thống bảo hộ nhãn hiệu là hai cơ sở dữ liệu hoàn toàn tách biệt.

Một tên chưa có ai đăng ký doanh nghiệp không có nghĩa là tên đó an toàn để dùng. Nếu tên riêng trong hồ sơ của bạn trùng hoặc tương tự với nhãn hiệu đã được Cục Sở hữu trí tuệ cấp văn bằng bảo hộ, doanh nghiệp có thể bị yêu cầu đổi tên sau khi đã đăng ký – thậm chí đối mặt với tranh chấp pháp lý và yêu cầu bồi thường. Chủ sở hữu nhãn hiệu có quyền ngăn chặn bên thứ ba sử dụng dấu hiệu tương tự gây nhầm lẫn trong hoạt động thương mại – bao gồm cả việc sử dụng làm tên doanh nghiệp.

Ví dụ thực tế: Muốn đặt tên “Công ty TNHH Cà phê Trung Nguyên” – hồ sơ bị từ chối ngay vì “Trung Nguyên” là nhãn hiệu đã được bảo hộ và doanh nghiệp đã đăng ký từ lâu. Tương tự với các thương hiệu lớn như Vinamilk, Viettel, FPT, VinGroup và hàng nghìn nhãn hiệu khác.

Cách xử lý: Tra cứu nhãn hiệu tại WIPO Publish (wipopublish.ipvietnam.gov.vn) song song với việc tra cứu tên doanh nghiệp. Nếu có nghi ngờ về xung đột nhãn hiệu, nên tham vấn chuyên gia sở hữu trí tuệ trước khi nộp hồ sơ.

>> Xem thêm: Cách tra cứu nhãn hiệu trước khi đăng ký để tránh bị từ chối

FPT BizNext hỗ trợ tư vấn đặt tên doanh nghiệp đúng luật

Đặt tên doanh nghiệp tưởng đơn giản nhưng lại là một trong những nguyên nhân khiến rất nhiều hồ sơ đăng ký kinh doanh bị trả về. Chỉ cần tên bị trùng, gây nhầm lẫn hoặc không đúng quy định pháp luật, doanh nghiệp sẽ phải sửa đổi và nộp lại hồ sơ, làm kéo dài thời gian thành lập công ty.

Với kinh nghiệm đồng hành cùng hàng nghìn doanh nghiệp trên toàn quốc, FPT BizNext hỗ trợ tra cứu và tư vấn đặt tên doanh nghiệp bài bản ngay từ đầu, giúp hạn chế tối đa rủi ro bị từ chối hồ sơ.

Đội ngũ chuyên gia của FPT BizNext sẽ hỗ trợ:

• Tra cứu tên doanh nghiệp, kiểm tra nguy cơ trùng hoặc gây nhầm lẫn với nhãn hiệu đã đăng ký
• Tư vấn phương án đặt tên phù hợp quy định pháp luật và định hướng thương hiệu lâu dài
• Hỗ trợ chuẩn hóa hồ sơ, đảm bảo tên doanh nghiệp thống nhất trên toàn bộ giấy tờ đăng ký
• Đại diện nộp hồ sơ và theo dõi kết quả cho đến khi hoàn tất thủ tục thành lập doanh nghiệp

Toàn bộ quy trình được thực hiện nhanh chóng, minh bạch và đúng quy định, giúp doanh nghiệp tiết kiệm đáng kể thời gian xử lý hồ sơ. Liên hệ FPT BizNext để được tư vấn miễn phí và nhận ưu đãi hấp dẫn cho gói thành lập doanh nghiệp trọn gói.