Doanh nghiệp cần lưu ý điều gì khi kê khai thuế thu nhập cá nhân

Kê khai thuế thu nhập cá nhân (TNCN) là một trong những nghĩa vụ quan trọng của doanh nghiệp trong quá trình quản lý lao động và thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Tuy nhiên, trên thực tế, không ít doanh nghiệp vẫn gặp sai sót trong quá trình kê khai như khai không đúng thu nhập thực tế, sử dụng sai thông tin người lao động hoặc kê khai thiếu dữ liệu.

Những sai sót này không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp mà còn tác động trực tiếp đến quyền lợi của người lao động trong quá trình quyết toán thuế, hoàn thuế và thực hiện các thủ tục hành chính khác.

Dưới đây là 05 lưu ý quan trọng doanh nghiệp cần nắm rõ để thực hiện kê khai thuế TNCN đúng quy định và hạn chế tối đa các rủi ro phát sinh.

Chỉ kê khai các khoản thu nhập thực tế đã chi trả

Nguyên tắc đầu tiên khi thực hiện kê khai thuế TNCN là doanh nghiệp chỉ kê khai những khoản thu nhập thực tế đã chi trả cho người lao động theo đúng quy định của pháp luật.

Thông tin kê khai với cơ quan thuế phải phản ánh chính xác tiền lương, tiền công, tiền thưởng hoặc các khoản thu nhập khác mà người lao động đã nhận được trong kỳ tính thuế.

Việc kê khai các khoản chưa phát sinh hoặc chưa thực tế chi trả có thể dẫn đến sai lệch dữ liệu thuế và gây khó khăn trong quá trình đối chiếu thông tin sau này.

>> Xem thêm: Doanh nghiệp mới có cần báo cáo thuế khi chưa có doanh thu?

Không sử dụng thông tin cá nhân của người khác để kê khai thu nhập

Thông tin định danh cá nhân, mã số thuế và dữ liệu đăng ký thuế phải thuộc đúng người lao động phát sinh thu nhập tại doanh nghiệp.

Doanh nghiệp không được sử dụng thông tin của cá nhân khác để hợp thức hóa hồ sơ, kê khai chi phí hoặc kê khai thu nhập không thuộc về người đó.

Kê khai sai có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi người lao động

Khi doanh nghiệp kê khai sai thu nhập, người lao động có thể bị xác định sai số thuế phải nộp hoặc số thuế được hoàn.

Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi tài chính của người lao động trong quá trình quyết toán thuế hàng năm.

Thông tin thu nhập hiện nay được sử dụng trong nhiều giao dịch và thủ tục khác nhau như:

• Chứng minh năng lực tài chính.
• Hồ sơ vay vốn ngân hàng.
• Hồ sơ xin visa.
• Thủ tục xác nhận thu nhập.
• Các giao dịch dân sự và thương mại khác.

Nếu dữ liệu thu nhập không chính xác, người lao động có thể gặp khó khăn trong quá trình thực hiện các thủ tục trên.

Ngoài ra, sai sót trong kê khai còn khiến doanh nghiệp mất nhiều thời gian để:

• Giải trình với cơ quan thuế.
• Điều chỉnh hồ sơ đã nộp.
• Đối chiếu dữ liệu với người lao động.
• Thực hiện các thủ tục bổ sung theo yêu cầu của cơ quan quản lý.

Người lao động chủ động kiểm tra dữ liệu thuế trên ứng dụng eTax Mobile

Hiện nay, người lao động có thể chủ động kiểm tra các thông tin liên quan đến thuế thông qua ứng dụng eTax Mobile.

Một số chức năng nổi bật bao gồm:

• Tra cứu thu nhập đã được doanh nghiệp kê khai.
• Kiểm tra người phụ thuộc.
• Theo dõi quá trình quyết toán thuế.
• Gửi phản ánh đến cơ quan thuế khi phát hiện sai lệch.

Việc người lao động chủ động kiểm tra dữ liệu giúp doanh nghiệp phát hiện sớm sai sót và kịp thời điều chỉnh trước khi phát sinh các vấn đề lớn hơn.

Đây cũng là giải pháp giúp nâng cao tính minh bạch trong quản lý nhân sự và quản trị thuế tại doanh nghiệp.

Kê khai đúng giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro pháp lý

Dữ liệu thuế chính xác giúp doanh nghiệp:

• Giảm thời gian giải trình với cơ quan thuế.
• Hạn chế việc điều chỉnh hồ sơ nhiều lần.
• Giảm nguy cơ bị thanh tra hoặc kiểm tra đột xuất.
• Tiết kiệm chi phí xử lý vi phạm.

Việc tuân thủ đúng quy định về thuế thể hiện tính chuyên nghiệp và minh bạch trong hoạt động quản trị doanh nghiệp.

Đây cũng là yếu tố quan trọng giúp xây dựng niềm tin với người lao động, đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.

Kê khai đúng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn góp phần đảm bảo các quyền lợi chính đáng của người lao động liên quan đến thu nhập, thuế và các thủ tục hành chính khác.

Doanh nghiệp có thể bị xử phạt nếu kê khai sai

Theo quy định hiện hành, các hành vi như:

• Kê khai sai thông tin thu nhập.
• Kê khai không đúng thực tế phát sinh.
• Sử dụng thông tin định danh hoặc mã số thuế của người khác.
• Kê khai không đầy đủ dữ liệu thuế.

đều có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Mức xử phạt cụ thể phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả phát sinh.

Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát dữ liệu tiền lương, thu nhập và hồ sơ người lao động trước khi thực hiện kê khai.

Kết luận

Việc kê khai thuế thu nhập cá nhân đúng thu nhập thực tế, sử dụng chính xác thông tin cá nhân, kiểm tra dữ liệu thường xuyên và tuân thủ đầy đủ quy định pháp luật sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, tránh bị xử phạt và nâng cao hiệu quả quản trị.

Trong bối cảnh cơ quan thuế ngày càng đẩy mạnh số hóa dữ liệu, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng quy trình quản lý thuế minh bạch, chính xác và cập nhật thường xuyên để đảm bảo tuân thủ pháp luật cũng như bảo vệ quyền lợi của người lao động.