Báo cáo tài chính là công cụ phản ánh toàn diện tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các luồng tiền của doanh nghiệp trong kỳ kế toán. Việc lập báo cáo tài chính không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc theo quy định pháp luật, mà còn là căn cứ để doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động, hoạch định chiến lược phát triển và thực hiện nghĩa vụ thuế với Nhà nước. Dưới đây là hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính năm, quy trình nộp trực tuyến và thời hạn nộp theo quy định hiện hành.
Hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính năm
Để lập báo cáo tài chính năm chính xác và tuân thủ quy định, kế toán viên cần thực hiện theo các bước chi tiết sau:
Bước 1: Sắp xếp chứng từ kế toán hợp lý
Trước hết, kế toán viên cần thu thập và sắp xếp toàn bộ chứng từ kế toán của doanh nghiệp theo trình tự thời gian và nhóm nghiệp vụ. Việc sắp xếp hợp lý giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và đảm bảo báo cáo được lập một cách logic, minh bạch, đúng chuẩn mực kế toán.
Bước 2: Hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
Từ các chứng từ đã được sắp xếp, kế toán viên tiến hành hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong năm tài chính. Mọi nghiệp vụ phải được ghi nhận đúng quy định của pháp luật về kế toán và thuế, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ của chứng từ kế toán.
Bước 3: Phân loại các nghiệp vụ phát sinh theo tháng, quý
Để thuận tiện cho việc lập báo cáo tài chính năm, kế toán viên cần phân loại rõ ràng các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng tháng hoặc quý. Việc phân loại giúp kiểm soát chính xác chi phí, doanh thu, khấu hao tài sản cố định, chi phí trả trước và các khoản mục kế toán khác.
Bước 4: Rà soát và tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh theo nhóm tài khoản
Kế toán viên tiến hành rà soát chi tiết từng nhóm tài khoản quan trọng như:
- Hàng tồn kho: Kiểm tra số lượng thực tế và giá trị hàng tồn kho; nếu phát hiện chênh lệch hoặc âm kho, cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh.
- Công nợ phải thu, phải trả: Đối chiếu công nợ với khách hàng, nhà cung cấp bằng biên bản xác nhận công nợ cuối năm, đảm bảo phản ánh đúng tình trạng tài chính.
- Khoản đầu tư: Kiểm tra hồ sơ, biên bản họp, báo cáo tài chính bên nhận đầu tư để phản ánh đúng hiệu quả đầu tư.
- Chi phí trả trước: Xem xét việc phân bổ chi phí có đúng với thời gian sử dụng và bản chất kinh tế hay không.
- Tài sản cố định: Đánh giá lại nguyên giá, thời gian khấu hao và cách phân bổ chi phí theo Thông tư 45/2013/TT-BTC, Thông tư 28/2017/TT-BTC và lưu ý quy định tại Thông tư 151/2020/TT-BTC về khấu trừ thuế GTGT và chi phí không được trừ khi tính thuế TNDN.
- Doanh thu và giá vốn: Đảm bảo doanh thu được ghi nhận theo giá thị trường, phản ánh đúng thực tế tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ và tỷ lệ lãi gộp phù hợp.
- Chi phí quản lý: Đảm bảo tính hợp lý của chi phí trên doanh thu, phản ánh đúng thực tế và tuân thủ nguyên tắc kế toán.
Nếu phát hiện sai sót trong bất kỳ nghiệp vụ nào, kế toán viên cần xác định nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời để đảm bảo tính chính xác của báo cáo.
Bước 5: Thực hiện bút toán tổng hợp và kết chuyển
Sau khi hoàn tất rà soát, kế toán viên tiến hành bút toán tổng hợp, kết chuyển doanh thu, chi phí và xác định lãi, lỗ cuối kỳ. Lưu ý rằng các tài khoản từ đầu số 5 đến đầu số 9 phải được kết chuyển hết, không có số dư cuối kỳ.
Bước 6: Lập báo cáo tài chính trên phần mềm HTKK
Khi các số liệu đã được tổng hợp và kiểm tra kỹ lưỡng, kế toán viên tiến hành lập báo cáo tài chính năm trên phần mềm HTKK theo quy trình sau:
- Đăng nhập phần mềm HTKK: Mở phần mềm, đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Chọn mục “Báo cáo tài chính” tại giao diện chính, chọn chế độ kế toán phù hợp (Thông tư 200 hoặc 133).
- Chọn niên độ tài chính, nhập đầy đủ thông tin theo yêu cầu rồi nhấn “Đồng ý” để mở giao diện nhập tờ khai.
- Nhập dữ liệu vào 3 biểu chính: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Sau khi nhập xong, nhấn “Ghi” để lưu dữ liệu.
- Kết xuất file XML và lưu về máy để sử dụng khi nộp báo cáo qua mạng.
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán trực tuyến như MISA AMIS để tự động tổng hợp số liệu, phát hiện sai lệch và kết xuất file XML nộp trực tiếp lên HTKK, giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Hướng dẫn cách nộp báo cáo tài chính trực tuyến
Sau khi hoàn tất việc lập báo cáo tài chính năm, kế toán viên cần thực hiện nộp báo cáo cho cơ quan thuế qua mạng theo các bước sau:
- Truy cập cổng thông tin Thuế điện tử.
- Chọn mục “Doanh nghiệp” và đăng nhập bằng tài khoản doanh nghiệp.
- Tại giao diện chính, chọn “Khai thuế” → “Nộp tờ khai XML” → tải tờ khai lên từ máy tính
- Ký điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp.
- Nhấn “Nộp tờ khai” để hoàn tất việc nộp báo cáo tài chính.
- Nộp phụ lục gồm “Thuyết minh báo cáo tài chính” và “Bảng cân đối tài khoản” → ký điện tử và gửi đi.
Quy trình này giúp doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ kê khai nhanh chóng, đồng thời đảm bảo tính bảo mật và xác thực dữ liệu theo chuẩn của Tổng cục Thuế.
Quy định về thời hạn nộp báo cáo tài chính
Theo quy định pháp luật hiện hành
- Báo cáo tài chính năm phải được nộp cho chủ sở hữu và các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền chậm nhất 90 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
- Báo cáo tài chính phải được công khai trong vòng 120 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Việc nộp đúng hạn giúp doanh nghiệp tránh các vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán – thuế, đồng thời thể hiện sự minh bạch, chuyên nghiệp trong công tác quản trị tài chính.
