Chữ ký số là gì? Có bắt buộc đối với doanh nghiệp không?

Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ hiện nay, chữ ký số đang trở thành công cụ xác thực quan trọng, gắn liền với hầu hết hoạt động giao dịch điện tử của doanh nghiệp. Việc hiểu rõ “chữ ký số là gì”, nó có bắt buộc hay không và được sử dụng trong những trường hợp nào là yêu cầu thiết yếu khi doanh nghiệp bắt đầu triển khai các nghiệp vụ trực tuyến như thuế điện tử, hóa đơn điện tử, bảo hiểm xã hội điện tử hay ký kết hợp đồng online. Bài viết dưới đây sẽ phân tích đầy đủ khái niệm chữ ký số, nội dung chứng thư số, mục đích sử dụng, đồng thời gợi ý nơi cung cấp chữ ký số uy tín để doanh nghiệp có thể cân nhắc lựa chọn.

Nội dung chính

Chữ ký số là gì?

Dưới góc độ pháp lý, khái niệm “chữ ký số” được quy định rõ tại khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số. Theo đó, chữ ký số được định nghĩa là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra từ sự biến đổi dữ liệu bằng phương pháp mật mã không đối xứng. Người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định chính xác hai yếu tố:

Việc biến đổi dữ liệu được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai nằm trong cùng một cặp khóa
Nội dung thông điệp dữ liệu vẫn được giữ nguyên, không bị thay đổi kể từ thời điểm được ký.

Trong thực tế, doanh nghiệp thường gọi chữ ký số là token, USB token hoặc chứng thư số, dù các khái niệm này có sự khác biệt nhất định. Về cấu tạo, chữ ký điện tử thường bao gồm hai phần quan trọng:

Phần cứng – USB token
Là thiết bị có hình dạng tương tự USB dùng để lưu trữ khóa bí mật, được bảo vệ bằng mã PIN riêng. USB token đóng vai trò phương tiện chứa đựng và bảo mật khóa của doanh nghiệp.

Phần mềm – Chứng thư số
Đây là thành phần không thể tách rời của chữ ký số, chứa toàn bộ dữ liệu định danh đã được mã hóa của doanh nghiệp và được cấp bởi tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số hợp pháp.

Nhờ thiết kế sử dụng công nghệ mã hóa tiên tiến, chữ ký điện tử cho phép doanh nghiệp xác nhận thông tin, ký duyệt các tài liệu điện tử, bảo đảm giá trị pháp lý tương đương với việc ký tay và đóng dấu trên bản giấy.

Xem thêm: Thủ tục đăng ký, gia hạn chữ ký số và hướng dẫn sử dụng chi tiết

Chữ ký số và số chứng thư có giống nhau không?

Nhiều doanh nghiệp thường nhầm lẫn giữa khái niệm “chữ ký số” và “chứng thư số”. Trên thực tế, hai khái niệm này có mối quan hệ mật thiết nhưng không đồng nhất.

Chữ ký số là công cụ ký điện tử, bao gồm cả thiết bị lưu trữ và hệ thống mã hóa.
Chứng thư số là dữ liệu nằm bên trong chữ ký số, dùng để xác thực danh tính của người ký hoặc doanh nghiệp.

Chứng thư số sẽ thể hiện đầy đủ thông tin định danh và thông tin kỹ thuật, giúp hệ thống nhận biết tính hợp lệ của chữ ký số. Nội dung của chứng thư số bao gồm:

Tên tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số (ví dụ: VIETTEL-CA).
Thông tin của doanh nghiệp được cấp chứng thư, như tên doanh nghiệp, mã số thuế,…
Số seri của chứng thư số.
Thời hạn hiệu lực của chứng thư.
Khóa công khai của doanh nghiệp.
Chữ ký số của đơn vị cấp chứng thư số.
Các giới hạn về mục đích, phạm vi sử dụng.
Giới hạn trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực.
Thuật toán mật mã sử dụng để tạo chữ ký.
Các nội dung khác theo yêu cầu của Bộ Thông tin và Truyền thông.

Như vậy, chứng thư số chỉ là một thành phần trong cấu trúc của chữ ký điện tử, dùng để xác minh danh tính và đảm bảo giao dịch điện tử có tính pháp lý rõ ràng.

Mục đích sử dụng chữ ký số

Đây được xem là “chữ ký điện tử hợp pháp” cho phép cá nhân, doanh nghiệp thực hiện nhiều hoạt động quan trọng mà không cần ký tay hay đóng dấu trên hồ sơ giấy. Một số mục đích sử dụng phổ biến gồm:

Kê khai và nộp thuế điện tử.
Thực hiện thủ tục hải quan trực tuyến.
Giao dịch ngân hàng điện tử hoặc chứng khoán điện tử.
Kê khai bảo hiểm xã hội điện tử.
Ký hóa đơn điện tử.
Xác thực trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Cơ chế một cửa quốc gia.
Ký hợp đồng với đối tác qua môi trường trực tuyến.

Ngoài việc ký tài liệu, chữ ký điện tử còn giúp doanh nghiệp tăng cường tính bảo mật và toàn vẹn dữ liệu trong quá trình trao đổi thông tin. Tất cả tài liệu được ký số đều có giá trị pháp lý tương đương bản giấy có chữ ký và con dấu, giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro tranh chấp và chống chối bỏ trách nhiệm.

Bên cạnh đó, việc áp dụng chữ ký số còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực như tiết kiệm chi phí in ấn, giảm thời gian chờ đợi, đẩy nhanh quy trình ký duyệt và tạo điều kiện chuyển đổi sang môi trường làm việc không giấy tờ.

Xem thêm: Doanh nghiệp bắt buộc sử dụng chữ ký số trong các trường hợp sau

Mua chữ ký số ở đâu?

Doanh nghiệp có thể mua chữ ký số từ các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp phép. Các đơn vị phổ biến trên thị trường gồm Viettel, FPT, BKAV, Vina-CA, CA2 (Nacencomm)… Trong số đó, FPT BizNext là một trong những đơn vị cung cấp chữ ký số uy tín, có hệ sinh thái giải pháp ký số đa dạng bao gồm: FPT.eSign, FPT.CA, FPT.QRYPTO hay FPT.TSA.