Ngày 15/5/2026, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV hướng dẫn thực hiện Nghị định 337/2025/NĐ-CP về hợp đồng lao động điện tử. Thông tư này quy định chi tiết 5 nội dung cốt lõi: mã định danh bắt buộc, cấu trúc mã ID, quy trình rà soát hợp đồng cũ, hệ thống báo cáo và quản lý dữ liệu.
Nội dung chính
- 1 Mã định danh (ID) bắt buộc – Căn cứ Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV
- 2 Cấu trúc mã ID — Căn cứ Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV
- 3 Rà soát hợp đồng cũ – Căn cứ Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV
- 4 Hệ thống báo cáo – Căn cứ Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV
- 5 Quản lý dữ liệu – Bảo mật và lưu trữ
- 6 Tóm tắt timeline quan trọng
- 7 FPT.eContract – Giải pháp hợp đồng lao động điện tử chuẩn Thông tư 08/2026/TT-BNV
Mã định danh (ID) bắt buộc – Căn cứ Điều 4 Thông tư 08/2026/TT-BNV
Đây là điểm thay đổi quan trọng nhất mà mọi doanh nghiệp cần nắm rõ trước ngày 1/7/2026.
Quy định cụ thể:
- Từ ngày 01/07/2026, tất cả hợp đồng lao động điện tử bắt buộc phải có mã định danh (ID) do Bộ Nội vụ cấp thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Hợp đồng không có ID sẽ không được công nhận về mặt pháp lý.
- Mỗi hợp đồng có một mã ID duy nhất, không trùng lặp và không thay đổi trong suốt vòng đời hợp đồng.
Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn ID theo quy định của Bộ Nội vụ.
Lưu ý quan trọng: ID không thay đổi khi sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hay chấm dứt hợp đồng. Nền tảng eContract sẽ tự động cấp ID trong vòng 24 giờ.
Cấu trúc mã ID — Căn cứ Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV
Mã ID có cấu trúc gồm 01 chữ cái (A/B/C) kết hợp với 12 chữ số, theo định dạng: A/B/C – 0123456789012
Ý nghĩa chữ cái phân loại:
| Ký hiệu | Loại hợp đồng |
| A | Hợp đồng mới giao kết từ 01/7/2026 qua nền tảng eContract |
| B | Hợp đồng chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang điện tử |
| C | Hợp đồng điện tử được giao kết trước 01/7/2026 |
Ý nghĩa 12 chữ số:
- 02 số đầu: 2 số cuối của năm cấp ID (ví dụ: 26 cho năm 2026)
- 10 số sau: Dãy số ngẫu nhiên do hệ thống tự động cấp, đảm bảo tính duy nhất toàn quốc
Rà soát hợp đồng cũ – Căn cứ Điều 6 Thông tư 08/2026/TT-BNV
Thông tư quy định rõ trách nhiệm xử lý đối với các hợp đồng đã tồn tại trước ngày 01/7/2026.
Đối với hợp đồng ký trước 01/7/2026:
Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ các bên rà soát, bổ sung chữ ký số và dấu thời gian trước khi gửi lên Nền tảng để cấp ID quản lý.
c) Đối với hợp đồng lao động điện tử được giao kết trước ngày 01 tháng 7 năm 2026, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm hỗ trợ người sử dụng lao động và người lao động rà soát bổ sung chữ ký số, dấu thời gian gắn kèm chữ ký số của các chủ thể giao kết và chứng thực thông điệp dữ liệu của Nhà cung cấp eContract vào hợp đồng lao động điện tử trên eContract theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP. Sau khi các bên hoàn thành việc rà soát bổ sung, Nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng lao động điện tử và các dữ liệu quy định tại các điểm a, c và đ khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP (không bao gồm thông tin về ID) về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Chuyển đổi từ hợp đồng giấy sang hợp đồng lao động điện tử:
Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.
Cụ thể, Nhật ký chuyển đổi phải ghi rõ: hệ thống thực hiện, người thực hiện, thời gian hoàn thành, định dạng tệp, dung lượng, số trang. Đặc biệt phải có chữ ký số niêm phong kèm dấu thời gian để bảo đảm tính toàn vẹn.
Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
b) Đối với hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy theo quy định tại khoản 1 Điều 8 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP, Nhà cung cấp eContract gửi hợp đồng lao động điện tử cùng với dữ liệu quy định tại điểm c khoản 1 Điều 14 Nghị định số 337/2025/NĐ-CP và thông tin về nhật ký chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
Hệ thống báo cáo – Căn cứ Điều 19 Thông tư 08/2026/TT-BNV
Thông tư quy định 3 nhóm đối tượng phải thực hiện báo cáo định kỳ:
Nhà cung cấp eContract:
Phải thực hiện đồng thời 2 loại báo cáo:
- Báo cáo định kỳ theo quý (Phụ lục IV đính kèm Thông tư)
- Báo cáo kết quả kiểm toán kỹ thuật định kỳ
Người sử dụng lao động:
Người sử dụng lao động phải báo cáo thay đổi lao động qua nền tảng theo Nghị định 145/2020/NĐ-CP — tức là tích hợp báo cáo tình hình sử dụng lao động trực tiếp vào hệ thống eContract, không cần báo cáo riêng lẻ như trước đây.
Sở Nội vụ & Ban quản lý Khu công nghiệp:
Có trách nhiệm tổng hợp và báo cáo tình hình sử dụng lao động trên địa bàn lên Bộ Nội vụ.
Quản lý dữ liệu – Bảo mật và lưu trữ
Đây là chương quy định chi tiết nhất trong Thông tư, đặt ra các yêu cầu nghiêm ngặt về xử lý dữ liệu hợp đồng lao động điện tử.
Thời hạn lưu trữ
10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt (tính từ hợp đồng cuối nếu ký nhiều lần liên tiếp với cùng người lao động).
Nguyên tắc xử lý dữ liệu
Mọi hoạt động xử lý dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử phải đảm bảo sự phù hợp với các quy định của pháp luật về dữ liệu, bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, lưu trữ dữ liệu và các quy định pháp luật có liên quan khác.
Dữ liệu phải được xử lý theo nguyên tắc đúng mục đích, tối thiểu cần thiết, đúng thẩm quyền, đúng phạm vi; có thời hạn lưu trữ phù hợp và có biện pháp bảo vệ tính bí mật, toàn vẹn, sẵn sàng.
Chia sẻ và khai thác dữ liệu nhạy cảm
Việc khai thác, chia sẻ hoặc chuyển giao dữ liệu cá nhân, dữ liệu nhạy cảm, dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước và bí mật kinh doanh chỉ được thực hiện khi có căn cứ pháp lý phù hợp và đảm bảo đủ các biện pháp bảo vệ theo quy định.
Tóm tắt timeline quan trọng
| Mốc thời gian | Sự kiện |
|---|---|
| 15/05/2026 | Bộ Nội vụ ban hành Thông tư 08/2026/TT-BNV |
| 01/07/2026 | Tất cả hợp đồng lao động điện tử mới bắt buộc phải có ID |
| 01/07/2026 | Nền tảng hợp đồng lao động điện tử chính thức vận hành |
| Trong 24h sau ký | Nhà cung cấp eContract phải gửi hợp đồng lên Nền tảng để cấp ID |
| Hằng quý | Nhà cung cấp eContract báo cáo định kỳ theo Phụ lục IV |
FPT.eContract – Giải pháp hợp đồng lao động điện tử chuẩn Thông tư 08/2026/TT-BNV
FPT.eContract là nền tảng ký kết và quản lý hợp đồng điện tử thuộc Tập đoàn FPT – một trong những nhà cung cấp eContract hàng đầu tại Việt Nam đáp ứng các yêu cầu của Nghị định 337/2025/NĐ-CP và Thông tư 08/2026/TT-BNV.
Tại sao chọn FPT.eContract?
- Tổ chức quản lý khởi tạo, điều chỉnh, phê duyệt, dễ dàng quản lý, khởi tạo, tìm kiếm hợp đồng
- Nền tảng hỗ trợ ký kết với mọi chữ ký số và mọi loại hình ký số
- Chia sẻ tài liệu, phân luồng ký, thiết lập luồng xem, quản lý người dùng/nhóm người dùng
- Hỗ trợ, tích hợp các hệ thống định danh điện tử eKYC, CRM, ERP
Liên hệ ngay FPT BizNext để được tư vấn và hỗ trợ chi tiết về giải pháp hợp đồng lao động điện tử.
