Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền khác gì so với hóa đơn điện tử?

Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền sẽ bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Do đó mà không ít hộ, cá nhân kinh doanh băn khoăn không biết hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có gì khác so với hóa đơn điện tử thông thường? Cùng FPT BizNext tìm hiểu những điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường qua bài viết dưới đây.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là gì? 

Theo Điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định số 70/2025/NĐ-CP quy định:

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (sau đây gọi là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền) là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế theo định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định này.

Máy tính tiền là hệ thống tính tiền bao gồm một thiết bị điện tử đồng bộ hoặc một hệ thống gồm nhiều thiết bị điện tử được kết hợp với nhau bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng chung như: tính tiền, lưu trữ các giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Như vậy, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập từ hệ thống tính tiền, dữ liệu được chuyển đến cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền với hóa đơn điện tử thông thường khác nhau như thế nào?

Tìm hiểu những khác biệt cốt lõi giữa hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường qua những phân tích dưới đây:

Cách thức khởi tạo

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền hoặc các thiết bị bán hàng tương tự. Máy tính tiền, vốn đã được trang bị trong nhiều cửa hàng và điểm dịch vụ, trở thành trung tâm của quá trình này. Khi giao dịch hoàn tất, thông tin về hàng hóa, dịch vụ và giá cả được tự động chuyển đổi thành hóa đơn. 

Ngược lại, hóa đơn điện tử thông thường không xuất phát từ thiết bị bán hàng trực tiếp. Thay vào đó, chúng được tạo ra thông qua các phần mềm chuyên dụng. Điều này có nghĩa là người dùng phải nhập thông tin giao dịch vào phần mềm, sau đó phần mềm sẽ tạo ra hóa đơn điện tử tương ứng. Cách khởi tạo khác biệt này ảnh hưởng đáng kể đến quy trình làm việc, mức độ tự động hóa và đối tượng sử dụng của từng loại hóa đơn.

Đối tượng áp dụng

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được thiết kế đặc biệt cho các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối cùng (B2C – Business to Consumer). Điều này bao gồm các cửa hàng bán lẻ, quán ăn, nhà hàng, các điểm cung cấp dịch vụ như làm tóc, sửa xe, vận tải hành khách… Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền giúp đơn giản hóa quy trình xuất hóa đơn trong môi trường giao dịch nhanh chóng và thường xuyên. 

Trong khi đó, hóa đơn điện tử thông thường có phạm vi ứng dụng rộng hơn rất nhiều. Chúng có thể được sử dụng bởi các doanh nghiệp ở mọi quy mô, từ các giao dịch B2B (Business to Business) giữa các công ty, đến các giao dịch B2C, tùy thuộc vào lựa chọn của người bán và quy định pháp luật.

Tính năng và quy trình

Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không có chữ ký số và nổi bật với khả năng tích hợp cao. Hóa đơn được tạo trực tiếp từ hệ thống bán hàng, giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và tiết kiệm thời gian. Dữ liệu hóa đơn sau đó được truyền tự động đến cơ quan thuế theo thời gian thực, đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ. Máy tính tiền có thể được thiết kế để in hóa đơn giấy cho khách hàng (nếu cần), hoặc cung cấp hóa đơn điện tử trực tiếp trên màn hình. 

Ngược lại, hóa đơn điện tử thông thường yêu cầu người dùng phải thực hiện ký số (sử dụng chữ ký số điện tử) để đảm bảo tính pháp lý, và sau đó gửi hóa đơn cho người mua. Việc lưu trữ và quản lý hóa đơn cũng đòi hỏi sự chủ động của người bán.

Mức độ tự động hóa và quản lý

Khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, dữ liệu hóa đơn được truyền trực tiếp đến cơ quan thuế, hỗ trợ công tác đối chiếu, kiểm tra và quản lý doanh thu một cách hiệu quả. Hệ thống tự động đồng bộ hóa dữ liệu giúp giảm thiểu sai sót và tăng tính chính xác của thông tin. Đây cũng chính là lý do Cục Thuế bắt buộc triển khai hình thức hóa đơn này với một số nhóm ngành nghề nhất định.

Trong khi đó, hóa đơn điện tử thông thường yêu cầu người dùng cần chủ động lưu trữ, đối chiếu và quản lý dữ liệu hóa đơn. Việc truyền dữ liệu đến cơ quan thuế có thể thông qua các báo cáo định kỳ.

So sánh một cách toàn diện, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hóa đơn điện tử thông thường đại diện cho hai phương thức quản lý hóa đơn khác nhau, phục vụ những nhu cầu và đối tượng khác nhau. Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền nổi bật với sự tiện lợi, tính tự động hóa cao và khả năng tích hợp trực tiếp với hệ thống bán hàng, trở thành lựa chọn lý tưởng cho các hộ kinh doanh và các đơn vị bán lẻ. 

Trong khi đó, hóa đơn điện tử thông thường vẫn là giải pháp quan trọng cho các doanh nghiệp có quy mô lớn hơn hoặc có giao dịch B2B phức tạp. 

>> Xem thêm: Hộ kinh doanh có thể bị phạt 10 triệu đồng nếu không chuyển đổi hóa đơn điện tử máy tính tiền

Việc lựa chọn loại hình hóa đơn phù hợp phụ thuộc vào nhiều yếu tố, bao gồm đặc điểm kinh doanh, quy mô, nhu cầu quản lý và tuân thủ quy định pháp luật. Dù lựa chọn nào, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đều là một bước tiến quan trọng, góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong kỷ nguyên số. 

Để được tư vấn chi tiết hơn về giải pháp hóa đơn điện tử từ FPT BizNext, Quý khách vui lòng liên hệ tới HOTLINE: 0832016336.